Conflictsituatie in je team? Zo los je dat eenvoudig op

Conflictsituatie in je team? Zo los je dat eenvoudig op
Henk Veenhuysen
Door Senior coach
1383 Views

Vind jij een conflict in je team lastig om aan te pakken? Of zorgt het conflict voor minder werkplezier en staan de resultaten onder druk? Het zou zo maar kunnen dat het conflict ook in jouw team eindeloos doorsuddert als een taai stuk vlees waar niemand de tanden in wil zetten. Een conflict oplossen in je team vergt wat tijd maar is niet onmogelijk om zelf aan te pakken. In dit blog deel ik de ingrediënten met je.

Ik geef je de belangrijkste ingrediënten om een conflict eenvoudig aan te pakken en welke voordelen een conflict biedt.

Wat is een conflict?

Bij een conflictsituatie in je team is er een verschil van mening (zwaar of wat minder zwaar) tussen teamleden of teams.  Personen/partijen streven een doelstelling na of hangen een bepaalde waarde aan die tot ruzie en misverstanden leidt.

Pak je/jullie het conflict zelf aan of vraag je het je baas?

Yep, je kunt natuurlijk naar je baas lopen om een conflict in het team op te lossen. Altijd handig om zo’n politieagent achter de hand te hebben.

Bijvoorbeeld als je er niet uitkomt welk werk het eerste moet gebeuren, of als een deadline bijgesteld moet worden. En er is natuurlijk altijd een collega die de kantjes ervan afloopt.

Conflicten oplossen door het team zelf

Maar wil je dat eigenlijk wel? Een baas die dit soort dingen voor je beslist? Natuurlijk, conflicten zijn lastig, maar hoe professioneel zou het zijn als je als team dit soort issues gewoon zelf oplost? Ik denk dat het noodzakelijk is om conflicten gewoon zelf op te lossen.

Eigen verantwoordelijkheid

Binnen teams die bestaan uit goed opgeleide mensen met veel verantwoordelijkheid en ruimte om het werk te kunnen doen, past het zelf oplossen van conflicten prima in. Maar hoe doe je dat? En kan dat altijd?

Gebruik je vaak de ‘rotte appel’ theorie?

Het is een koud kunstje om de rotte appel in je team ter verantwoording te roepen of de schuld te geven. Het conflict is immers ontstaan door deze rotte appel, althans dat denk je. Misschien moet je dat ‘mensbeeld’ maar even loslaten.

Elk systeem of werkproces is uiteindelijk kwetsbaar en als professional (en als team) probeer je het werk zo goed mogelijk te laten lopen. Daar worden fouten bij gemaakt. Hoe goed kan je team eigenlijk met fouten omgaan?

Een conflict oplossen met een constructief gesprek

Er is zoiets als een productief conflict. Dat is een conflict waarin het mogelijk is om iets te leren. Dat betekent dat er een open houding moet zijn om het conflict de ruimte te geven.

In veel gevallen zie ik dat de houding in het conflict gesloten blijft, bijvoorbeeld omwille van de ‘lieve vrede’ of omdat de emotie hoog is opgelopen. Dat schiet niet erg op.

Mogelijkheid om te groeien

Je moet dus bereid zijn als teamlid om op open wijze te spreken over het conflict. Stap af van je beeld dat een conflict ellende oplevert met veel angst. Een conflict is gewoon een bijzondere mogelijkheid om te groeien en te werken aan sterke relaties op je werk. Het hoort er gewoon bij. 

Componenten van een constructief gesprek

1. Erkenning

  • Begin met het erkennen van het probleem/conflict en verontschuldig je voor wat er gebeurd is. Toon begrip en empathie voor alle partijen die direct betrokken zijn bij de fout die gemaakt is.

2. Onderzoek

  • Onderzoek gezamenlijk hoe het incident is gebeurd. Vanaf de eerste tot de laatste stap. Hoe meer details hoe beter. Je kunt dit inzichtelijk maken met een tijdpad. Beschrijf daarbij vooral wat er is gebeurd. Je hoeft het niet uit te leggen. Tot slot: het heeft weinig zin om feiten te verbergen. 

3. Oplossing

  • Zorg ervoor dat oplossingen smart zijn. Het is niet erg dat er niet meteen een oplossing voorhanden is. Committeer je als team om door te gaan tot je een oplossing hebt. Maak duidelijk aan alle relevante partijen (ook buiten het team) dat je aan het werk bent om de situatie te verbeteren en dat een oplossing voorhanden is.
  • ‘Belangrijk: het is niet zo interessant wie de schuld heeft’

Wie heeft de schuld ….

Als iets niet goed gaat dan willen we graag iemand de schuld te geven. Bij voorkeur bijvoorbeeld diegene die op die bewuste dag verantwoordelijk was of aanwezig was. Deze weg kun je beter niet bewandelen om conflicten op te lossen.

Het geeft als resultaat dat de betrokkene tot aan zijn knieën in het beton staat en dat de fouten opnieuw worden gemaakt.

Samen winnen | samen verliezen

Een beter uitgangspunt is om te beseffen dat je als team samen wint maar ook samen verliest. Kijk dus niet welk individu verantwoordelijk was voor het incident maar onderzoek gezamenlijk waarom het incident is gebeurd.

Tips om een constructief gesprek te starten

Vind je het lastig om een conflict ter sprake te brengen? Gebruik dan deze tips & zinnen om te starten of om je voor te bereiden:

Zinnen

  • ‘Ik weet dat we allebei het conflict niet leuk vinden, zullen we (in plaats van het probleem te negeren) samen bekijken wat we eraan kunnen doen?’
  • ‘Om ons gesprek goed te laten verlopen wil ik je vragen om geduld met mij te hebben en mij uit te nodigen om mijn mening te geven. Ook wil ik je vragen om te letten op het volume van je eigen stem.’

Suggesties

  • Neem wat extra tijd om het gesprek voor te bereiden
  • Onderbreek het gesprek als het te gespannen is en stel voor om even samen koffie te halen.
  • Wil je sterker worden in het aanspreken in een conflict? Leer dat dan in het blog aanspreken met respect.
  • Ben aanspreekbaar voor anderen en durf te reflecteren op je eigen handelen.

Tja, mijn team is jammer genoeg nog niet zo volwassen

Ik veronderstel in deze aanpak dat een team een volwassen houding heeft om conflicten op te lossen. Soms is een team nog niet zover. Bijvoorbeeld omdat de incidenten die de oorzaak zijn van het conflict (te) vaak onder de mat zijn geschoven.

Onveiligheid in je team

Er is dan veel emotie en gevoel van onveiligheid in het team. Daar moet natuurlijk eerst iets aan gebeuren, en dat kan ook. Dat kun je zelf doen maar misschien wil je dan wat hulp.

Ze hebben het nog niet geleerd

Ook kan het zijn dat je team ‘technisch’ gezien nog niet in staat is om het conflict productief te maken. Bijvoorbeeld omdat ze een conflict oplossen tussen medewerkers nooit geleerd hebben. Dat is dan eigenlijk maar een klein probleem want je kunt dit gewoon leren.

Wil je meer tips over dit onderwerp ontvangen?

Wekelijks schrijf ik of mijn collega's blogs met handige tips en ideeën. Je kunt dan zelf een stap zetten om beter te worden in je werk. Wil je, net zoals ruim 5000 abonnees, 1 keer per maand op de hoogte gehouden worden als er nieuwe tips zijn? Vul dan hieronder je email adres in. Fijne dag, Henk.

  • Door je in te schrijven ga je akkoord met ons privacy- en cookie-beleid.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
AANBEVOLEN ARTIKELEN