De 25 handigste tips voor effectieve gesprekken op je werk

Heb je wel eens gemerkt dat 1 van je gesprekken volledig of gedeeltelijk uit de hand liep? Aan het einde van zo’n gesprek was de spanning misschien wel te snijden en het resultaat was nou niet echt wat je ervan gehoopt had. Niet getreurd want een effectief gesprek voeren kun je gewoon leren. In dit blog geef ik je drie basisideeën, aangevuld met 25 handige tips die je direct in op je werk kunt gebruiken. Zo kun je een gesprek voeren met de aandacht die het verdient.

1. Ben je echt aanwezig in het gesprek?

In gesprekken met je collega loop je het risico dat je niet echt aanwezig bent. Wel fysiek natuurlijk maar mentaal zit je totaal ergens anders. Uit onderzoek blijkt dat dit meer dan 50% van de professionals weleens overkomt.

Oorzaken?

Terwijl je het gesprek voert ben je in gedachte bezig met een aantal emails die je nog moet behandelen, op je telefoon komt een belangrijk appje binnen van een klant en je bent al aan het nadenken over je volgende afspraak die je net wat te krap hebt ingepland.

teveel multitasken in je gesprekken

Je bent aan het multitasken. Logisch dat je dan afgeleid bent in je gesprek. Je gedachten zijn, vanwege de afleiding, ergens anders. Je bent ‘er niet meer bij’. Dat is niet zo heel respectvol en collegiaal naar je gesprekspartner ….

Om dat te doorbreken is het belangrijk dat je volledig aanwezig bent in het gesprek (‘present’ wordt dat genoemd). Alleen dan kun je optimaal meedoen. Je bent dan beter in staat om een verbinding te maken in het gesprek, open te staan, te luisteren en zo nodig in te grijpen als het minder goed loopt.

Een goed gesprek voeren = oefenen

Voor sommigen mensen is het een eitje om present te zijn. Anderen moeten daar even voor oefenen. Dit oefenen is eigenlijk heel eenvoudig. Je kunt dit zowel voorafgaand aan een gesprek als tijdens een gesprek doen. Ik heb een paar ideeën voor je om dat voor elkaar te krijgen.

Blog gaat verder na de foto

Tips voor je aanwezigheid in het gesprek

Tips 1 – 4: zo ben je echt aanwezig in het gesprek

• Blaas even op de bovenkant van je hand en heb aandacht hoe dat voelt op je de huid van je hand.
• Wrijf even met je duim en je wijsvinger over elkaar en heb aandacht hoe dat voelt.
• Ga eens lekker op je stoel zitten, beide voeten op de grond en adem drie keer. Inademen door je mond, uitademen door je neus.
• Glimlacht even naar jezelf van binnen en you’re ready to go. Dat is niet zo moeilijk, toch?

Het kan natuurlijk ook zijn dat je merkt dat je gesprekspartner er niet helemaal bij is. Dat zou je het volgende kunnen doen:

Tips 5 – 9: Als je gesprekspartner er niet helemaal bij is

Wat kun je zeggen als je merkt dat je gesprekspartner er ‘niet helemaal bij is’:

• Zullen we dit gesprek op een ander moment voeren?
• Ik zie / merk dat iets anders je bezig houdt. Wat is dat?
• Komt het je nu uit?
• Wil je het er nu over hebben of zullen we iets nieuws inplannen?
• Je lijkt met wat anders bezig te zijn. Zou ik je volle aandacht mogen hebben?

2. Een gesprek voeren betekent goed luisteren.

Dit spreekwoord ken je natuurlijk. Ik kwam er ook nog eentje tegen van een griekse denker (Zeno): ‘We hebben 1 mond en 2 oren dus we kunnen beter luisteren dan dat we iets zeggen’.

Om een gesprek beter te laten lopen raad ik je aan echt geïnteresseerd te zijn in wat er wordt gezegd in het gesprek. Om dit te oefenen moet je jezelf een beetje trainen. Dat kan je bijvoorbeeld doen door in het gesprek op de ander te letten. Je let dan op zaken als:

Tips 10 – 13:  Om beter te luisteren / observeren

• Wie is er aan het woord en is dat de bedoeling?
• Is iemand al lang aan het woord op een specifiek onderwerp
• Hoeveel energie zit er op dit moment in het gesprek (bij jou / bij de ander)
• Hoe zit de ander erbij? (geïnteresseerd of afwezig)

Als je beter luistert dan ontdek je meer ‘haakjes’ (aanknopingspunten) om het gesprek goed te laten lopen. Je bent bijvoorbeeld beter in staat om te reageren op wat er wordt gezegd. Je kunt het gesprek (op een goede manier) beter sturen en begeleiden in de richting van je resultaat.

Effectief luisteren kun je sturen door goede vragen te stellen nadat iemand zijn/haar verhaal verteld heeft. Bijvoorbeeld met vragen als:

Tips 14 – 17 : Goede luistervragen stellen in je gesprekken

• Kun je me daar een voorbeeld van vertellen?
• Wat is jouw mening over deze kwestie?
• Hoe kijk jij aan tegen deze situatie?
• Heb je ideeën om dit op te lossen?

Actief luisteren zorgt er ook voor dat je je collega beter leert kennen en maakt het gesprek mee constructief. Door echt in te spelen op wat voor hem of haar belangrijk is versterk je je empathisch vermogen en ben je beter in staat om tot een overeenkomst te komen die voor beiden partijen goed is.

Als je merkt dat de ander niet zo geïnteresseerd is kun je het volgende doen:

Tips 18-21: Dit kun je zeggen als de ander je onderbreekt in het gesprek

• Vind je het goed als ik je daar een voorbeeld over vertel
• Wil je daar mijn idee over horen?
• Komt het nu eigenlijk wel uit dat we hier over spreken?
• Ik zou het fijn vinden om mijn idee daarover met je te delen.

3. Sta je open voor een goed gesprek? 

Als je met elkaar communiceert en een goed gesprek wil voeren dan betekent dat vaak dat je op assertieve wijze standpunten uitwisselt. Daarvoor is het handig als je open staat voor de ideeën en mening van een ander. Anders wordt het wel verdraait lastig om iets gemeenschappelijks te ontdekken.

Soms zijn je eigen ideeën of mening onderhevig aan kritiek. Of nog erger: ze blijken niet te kloppen. Open staan betekent ook dat je goed kunt omgaan met een dergelijke situatie.

Ja maar ….

Als je al aan het nadenken bent over je antwoord terwijl de ander nog aan het woord is dan is dat een veeg teken dat je niet helemaal open staat. Bijvoorbeeld als je bij jezelf merkt dat je op elk antwoord zegt ‘ja, maar’. Uit beleefdheid wacht je nog even tot de ander is uitgesproken maar soms gebeurt dat zelfs niet.

Het kan ook zijn dat je niet meteen een antwoord hebt. Ga dan niet iets ter plekke bedenken. Gun jezelf wat tijd om antwoorden te geven als:

Tips 22 – 24: Voor als je geen antwoord weet in het gesprek

• Hmm interessante gedachte. Zo heb ik er nog niet naar gekeken. Ik ga er over nadenken en morgen kom ik er op terug.’
• Je verrast me hiermee een beetje. Wat zullen we doen om ons gesprek goed af te ronden/te vervolgen
• Zullen we een nieuwe afspraak maken?

Een gesprek voeren = werken aan onderling vertrouwen 

Tip 25: als je in staat bent om goede gesprekken te voeren bouw je daarmee structureel aan het vergroten van onderling vertrouwen. Open staan en aandachtig luisteren zorgt ervoor dat je elkaar serieus neemt. Je snapt dat het ‘samen tot een goede oplossing komen’ een goede bijdrage levert aan het behalen van je doelen. Zo versterk je in de gesprekken de onderlinge relatie en het maakt je assertiever op het werk.