Hoe je misverstanden op het werk simpel oplost met goede vragen stellen

Hoe gespreksvaardig ben jij eigenlijk in het oplossen van misverstanden op het werk? Als je dat wat minder goed kunt kost je dat veel energie en ergernis. In dit blog leg ik je uit waarom het stellen van goede vragen superhandig is om in dit soort situaties het gesprek met je collega of leidinggevende constructief te houden.

We begrijpen elkaar niet altijd goed

Hoe makkelijk zou het zijn als je in gesprekken met collega’s of leidinggevenden altijd direct zou begrijpen wat zij bedoelen. En ook dat meteen duidelijk is wat ze ergens van vinden en dat het voor de ander ook meteen helder is hoe jij ergens tegen aankijkt? Je hebt dan direct meer grip op de situatie.

We filteren boodschappen

Helaas is de realiteit anders. Onbewust filteren we namelijk elkaars woorden en signalen;  vervolgens interpreteren we de boodschap van de ander volgens onze eigen waarden en normen.

Nee, je kunt geen gedachten lezen

We vullen daarbij veel in voor de ander en nemen aan dat iets bedoeld wordt, zoals wij denken. Vaak menen we zelfs dat we gedachten kunnen lezen en ook weten hoe de ander denkt! Op deze manier ontstaan veel misverstanden en het levert zomaar een conflict op het werk op. Door het stellen van de goede vragen voorkom je dat en verbeter je de onderlinge communicatie. Zo bereik je eerder de doelen die je voor ogen hebt.

5 voordelen van goede vragen:

Vragen stellen:

1. Voorkomt verwijten
2. Doorbreekt patronen
3. Levert je veel informatie op
4. Helpt om te krijgen wat je wilt
5. Geeft inzichten bij de ander

1. Goede vragen stellen voorkomt verwijten

Stel dat je je ergert aan je collega die je steeds in de rede valt en je wilt hem daar op aanspreken. Je hebt de volgende opmerking in gedachten: “Ik heb er schoon genoeg van dat je mij altijd maar in de rede valt, je laat mij nooit eens uitpraten!’

Het gevolg van zo’n verwijt kan zijn dat de ander in de verdediging schiet of in zijn schulp kruipt. Er is dan geen sprake meer van wederzijdse effectieve communicatie en je bereikt niet het gewenste resultaat.

Goede vragen om te stellen

Wanneer je echter de vraag stelt: ‘Wat is de reden dat je mij zo vaak in de rede valt als ik probeer iets te vertellen?’ nodig je de ander uit tot nadenken en antwoorden. Zo kom je erachter wat de ander beweegt om zich zo te gedragen en welke mogelijkheden er zijn om dit te veranderen.

2. Het doorbreekt negatieve patronen

Nu ben jij net lekker bezig met vragen stellen in plaats van verwijten maken, maar dan kan het nog steeds gebeuren dat een ander jou iets naar je hoofd slingert. Bijvoorbeeld: ‘Ik moet ook altijd alle gegevens controleren want jij ziet altijd wel iets over het hoofd. Kun je het nou nooit eens in één keer goed doen?’

Doorbreek een eindeloze discussie

Dan kun jij iets terug koppen als: ‘Ja, dat probeer ik ook te doen, maar jij verandert steeds de regels!’ De ander zal zich dan weer verweren en zo ontstaat er een vruchteloze discussie. Of misschien ben jij iemand die na zo’n ongenuanceerd verwijt juist helemaal dichtklapt en pas later bedenkt wat je allemaal had kunnen zeggen.

In beide gevallen bereiken beide partijen niet het gewenste resultaat. Door een vraag te stellen, doorbreek je dergelijke negatieve gesprekspatronen.

Goede vragen om te stellen

‘Wat vervelend dat er iets niet klopt. Kun je aangeven wat ik precies over het hoofd heb gezien?’ Of: ‘Mogelijk zijn er regels of normen veranderd waarvan ik niet op de hoogte ben. Kun je mij daar duidelijkheid over geven, zodat ik het voortaan kan aanleveren volgens de huidige eisen?’ Zo werk je aan een gezamenlijke oplossing.

3. Het levert je veel informatie op

Vaak spreken wij in opmerkingen, mededelingen of geven we direct onze mening in plaats van de ander te vragen naar zijn mening of visie. Vooral een open vraag (wie, wat, waar et cetera) nodigt je gesprekspartner uit tot het geven van informatie en laat hem nadenken.

Luisteren samenvatten doorvragen (LSD)

Als je naar het antwoord hebt geluisterd, vat je dat in je eigen woorden samen en controleer je of je het goed hebt begrepen, door het stellen van een gesloten vraag: ‘Heb ik goed begrepen dat…?’of ‘Klopt het dat…?.

Daarna kun je weer doorgaan met open vragen (inderdaad, LSD: luisteren, samenvatten en doorvragen). Zo kom je meer te weten over de ander en wat hem bezighoudt in plaats van dat jij dat veronderstelt te weten en het voor de ander invult.

Stel ook gerust een vraag over wat je (vaak non-verbaal) waarneemt bij de ander om een mogelijk verborgen boodschap te ontdekken. Bijvoorbeeld als iemand een diepe zucht slaakt of zijn wenkbrauwen fronst, is het goed om dat terug te koppelen.

Goede vragen om te stellen

Stel eens deze vraag: ‘ik zie enige twijfel bij je, klopt dat? Of: Vanwaar die zucht? Misschien zegt de ander wel ja op iets dat jij vraagt, terwijl hij eigenlijk nee bedoelt. Je kunt dan beter meteen nee als antwoord krijgen, dan er later achter komen dat de ander het niet kan waarmaken of de afspraak niet kan nakomen.

4. Het helpt je om te krijgen wat je wilt

Ieder mens heeft het recht om te vragen om datgene wat hij of zij graag wil. Het zou fijn zijn als anderen zouden aanvoelen wat jij graag wilt of dat je door non-verbale signalen uit te zenden, zou kunnen duidelijk maken aan de ander wat je nodig hebt.

Met een diepe zucht en de opmerking: ‘Ik heb het zo druk, ik weet niet meer wanneer ik dat rapport nog moet schrijven’, hoop je misschien dat je collega aanbiedt om die klus van jou over te nemen. Soms lukt dat wel maar helaas pakt niet iedereen die signalen op en wordt je teleurgesteld. Je kunt dus maar beter helder aangeven wat je wilt of wat je nodig hebt.

Goede vragen om te stellen

‘Zou jij voor mij vandaag dat rapport kunnen schrijven? Of : ‘Zou jij die andere klus van mij kunnen overnemen zodat ik dat rapport nog kan afmaken voor de deadline?’ Geen garantie dat diegene het zal doen, die heeft namelijk ook het recht om nee te zeggen, maar in elk geval weet je wat je kunt verwachten van de ander en voorkom je frustratie of teleurstelling.

Blog gaat verder na de foto

5. Het geeft inzichten bij de ander

Niet voor niets leren leidinggevende om hun medewerkers te coachen op ander gedrag in plaats van directief te zijn. Coachen betekent vooral veel vragen stellen waardoor de ander zelf inzicht krijgt in het effect van ander gedrag. Als je iemand een vraag stelt, laat je hem nadenken over zijn eigen denken en doen.

Het creëert betrokkenheid en bereidheid

Je kunt ook vragen hoe de ander het zou vinden om het voortaan op een nadere manier te benaderen. Door het vormen van een nieuwe mening, vallen langzaam de kwartjes bij de ander en ziet hij wat het nut is om het in de toekomst anders te doen. Dit kost iets meer tijd maar het creëert meer betrokkenheid en bereidheid tot verbetering, dan het opleggen van regels of dreigen met sancties.

Goede vragen om te stellen om iemand over zijn handelen na te laten denken:

• Welke redenen had je om het zo aan te pakken?
• Welke argumenten zou je daarvoor aanvoeren?
• Wat maakt dat je…?
• Wat vind jij daarvan?
• Hoe zie jij dat?

Goede vragen stellen zijn professionele gespreksvaardigheden

Ik hoop dat je met deze 5 voordelen inzicht hebt gekregen in de kracht van vragen stellen. In de komende tijd kun je deze gespreksvaardigheden oefenen. Ik nodig je uit om daarmee te experimenteren. Wordt je bewust van het effect als je niet mee gaat in gekissebis of conflicten, maar je openstelt voor de mening van anderen.

Verander van zenden in ontvangen

Ontdek welke schat aan informatie het oplevert als je niet op ‘zenden’ staat maar op ‘ontvangen’. Ook mag je als volwassene afscheid nemen van de angst die je mogelijk als kind had, om bestraft te worden als je ergens om vroeg.

Opgelegde normen als: ‘Kinderen die vragen worden overgeslagen!’ of ‘Je moet netjes je beurt afwachten’ zijn uiteindelijk ook slechts de meningen van anderen. Voor jezelf opkomen door te zeggen wat je wilt is gewoon heel normaal om de dingen voor elkaar te krijgen die jij belangrijk vindt.

Het stellen van goede vragen is daarbij superhandig om het gesprek met je collega of leidinggevende constructief te houden.