Hoe pak je ongenuanceerde, negatieve feedback aan?

Heb je wel eens negatieve feedback gehad? Kun je daar goed tegen of baal je eigenlijk van die ongenuanceerde kritiek? En blaf je dan iemand af of kruip je in schulp? Vaak reageer je emotioneel omdat deze feedback onverwachts komt en vaag is. Hoe kun je daar het beste mee omgaan? Met de tips in dit blog kun je veel beter omgaan met feedback die negatief is.

Wat is negatieve feedback?

Negatieve feedback wordt vaak in een opwelling (emotie) gegeven en is in het algemeen vaag. Je gaat dit dan op je eigen manier interpreteren en daar wordt je dan boos of verdrietig over of klap je dicht. Niet fijn dus. Wat voorbeelden van ongefundeerde feedback?

• Wat ben je toch slordig (verwijt)
• Altijd al gezegd dat deze aanpak van je niet werkt (verwijt)
• Ik denk dat dit beter moet (vaag).
• Die vergadering heb je niet goed geleid (oordeel).
• Etc etc

Kun je in control blijven?

Hartstikke moeilijk natuurlijk om bij ongenuanceerde kritiek ‘in control’ te blijven. Je collega vertelt je bijvoorbeeld luidkeels, zodat het iedereen het hoort, ‘dat in jouw project er een aantal cruciale elementen ontbreken. En dat jij daar verantwoordelijk voor bent’.

aanslag op je zelfbeheersing

Of je baas vertelt je fijntjes dat ‘jouw bijdrage aan de vergadering gekenmerkt wordt door ongewenste struikelpartijen’. Zie dan maar eens je emoties de baas te blijven. Het is een aanslag op je zelfvertrouwen.

Het vraagt dus voorbereiding om een goede reactie te geven op deze vorm van feedback. Je moet deze voorbereiding zien als een recept van een lekker gerecht. In eerste instantie moet je dat recept elke keer goed doorlezen. Als je het gerecht een aantal keren maakt heb je dat recept niet meer nodig omdat je het uit je hoofd kent. Dit is de aanpak bij ongenuanceerde feedback of kritiek.

1. Luister aandachtig

Vanzelfsprekend snap je dat het verstandig is om goed te (blijven) luisteren naar de gegeven feedback. Je onderbreekt de persoon niet want je wil precies weten waar het om draait.

Maar waar moet je dan op letten terwijl je luistert?

A. Is de gegeven feedback een mening of een feit

Het is belangrijk om vast te stellen of de feedback een feit of een mening is. Het bepaalt namelijk je respons. Een feit is bijvoorbeeld als er zaken ontbreken in je projectvoorstel. Een mening is bijvoorbeeld dat iemand vindt dat de vergadering niet goed geleid is.

B. Is de gegeven feedback nauwkeurig, accuraat en juist?

Wellicht is het een troost om je te realiseren dat er weinig mensen zijn die goed hebben geleerd om effectieve feedback te geven. Het komt vaak ‘rot uit de strot’. Wel fijn natuurlijk als iemand bekwaam is in het geven van feedback. Het zorgt ervoor dat de ontvanger zich goed voelt en de feedback beter accepteert.

Wat ik vaak hoor is het volgende: “Het ging er niet om wat hij/zij zei, maar de manier waarop het gezegd werd”.

OK, de gegeven feedback was hard en gevoelloos, maar is de kern van de feedback juist? Dat zou natuurlijk zo maar kunnen, ondanks het feit dat het er wat lomp uitkomt. Als je goed blijft luisteren ontdek je of de feedback nauwkeurig is of niet.

C. Wat is het motief of intentie van de feedback

Beoordeel, terwijl je luistert, van wie de feedback komt. Komt het van iemand die je vertrouwt? Dan moet je er misschien serieus aandacht aan besteden. Komt de feedback van een collega die je probeert te overtroeven of de zaak wil dramatiseren dan mag je nog steeds je professionele blik tonen 🙂 Die feedback kun je natuurlijk met een korreltje zout nemen.

Blog gaat door na de foto

2. Stel je niet te defensief op

Ik kan me levendig voorstellen dat je jezelf wil verdedigen als je kritiek krijgt die niet klopt, kleinerend of gewoon raar is. Zelfs als de feiten niet juist zijn helpt een reactie als “dat klopt niet’ niet echt.

Je aangevallen voelen

Het zit een beetje in onze genen om je zelf te verdedigen tegen onrecht. Dat werkt als volgt in je hersenen. We zijn bij het luisteren er meer op gefocust om onnauwkeurigheid of feitelijk onjuistheden uit de feedback te halen. Onze eerste primaire reactie bij het luisteren is om fouten tegen te spreken of om onze acties te rechtvaardigen. En daarmee te bewijzen dat de ander het verkeerd ziet.

Ik weet nog dat ik een keer thuis kwam en mijn zoontje van drie tegenkwam in de gang met zijn mond, of liever gezegd zijn gezicht van oor tot oor, vol chocola. Ik zei tegen hem dat ik dat niet zo leuk vond dat hij de chocola gepikt had die van zijn broertje was. Waarop hij mij met een onschuldige blik bezwoer dat hij dat niet gedaan had. Echt niet.

Zelfs als je merkt dat de feedback feitelijk onjuist is kun je beter niet meteen/direct op dat moment bewijzen dat dit het geval is. Het zorgt er namelijk voor dat het gesprek de afgrond ingaat.

Je gaat beiden tot de knieën in het beton en op zijn best ontstaat er het beruchte wellus/nietus spelletje. Je sluit je af en daarmee zou je relevante informatie kunnen missen die in de rottig gegeven feedback verstopt zit.

Hoe kan dat beter?

Blijf luisteren naar de ander zonder na te denken over een mogelijk antwoord of reactie. Blijf simpelweg knikken met je hoofd totdat de ander volledig klaar is met zijn of haar verhaal en dat alles is gezegd wat hij/zij tegen je wilde zeggen. Geef geen tegenreactie maar stel vragen.

Dat helpt om het gesprek op gang te houden. Bijvoorbeeld: ‘ik wil je goed begrijpen, klopt het dat ……’. Daarmee biedt je de ander de gelegenheid om de vage feedback te verhelderen. Vraag gerust om voorbeelden om de feedback nog scherper te krijgen voor jezelf.

3. Vraag om tijd

Om je reactie (zeker bij slecht geformuleerde feedback) constructief te laten zijn kan het handig zijn om wat tijd te vragen. Je kunt dan goed overwegen wat je met de feedback wilt doen. Spreek bijvoorbeeld een zinnetje uit als: ‘ik waardeer je feedback. Ik wil er even over nadenken en kom er bij je op terug. Is er nog iets wat ik moet weten?’

Aan wat tijd vragen zitten de volgende voordelen:

1. Je geeft daarmee aan de feedbackgever aan dat je de feedback serieus neemt
2. Het biedt je de mogelijk om de feedback op nauwkeurig te toetsen en zo mogelijk te toetsen bij anderen.
3. Door tijd te vragen kun je de emotie er beter uit halen. Zeg gerust tegen de ander dat je wat bent overvallen door de feedback en dat je er graag even over na wilt denken voordat je een reactie geeft.

Meer weerbaar worden voor negatieve feedback?

Wil je zelf graag wat weerbaarder worden op je werk? Dan is ons 1-op-1 cursus zelfvertrouwen ‘in 40 dagen je zelfvertrouwen vergroten’ misschien iets voor jou.

Slaap er gerust een nachtje over

Als de volgende dag terugkomt op het gesprek waarin je de feedback kreeg is iedereen tot rust gekomen. Je krijg over en weer waarschijnlijk meer de gelegenheid om uit te leggen wat er gebeurde.

Je voelt je beter gehoord

Waarschijnlijk voel je je zowel als gever als de ontvanger van de feedback beter gehoord. Alles kan dan beter in perspectief geplaatst worden. Winst dus. Ik voorspel je (in 9 van de 10 gevallen) dat er waarschijnlijk over en weer verontschuldigingen worden gemaakt voor de wijze waarop de feedback gegeven is.

Kies er tot slot voor om er zand over heen te gooien. Je realiseert je dat collega soms verkeerd uit de hoek kan komen met zijn of haar negatieve feedback. Het is net het echte leven 🙂 Leer van je fouten en ga gewoon lekker door met waar je mee bezig bent.