7 makkelijke gesprekstechnieken om een moeilijk gesprek op de rit te houden

Hoe pak je een moeilijk gesprek aan
Henk Veenhuysen
Door Senior coach
6262 Views

Voer je weleens een moeilijk gesprek met je collega op het werk? Vast wel. Voordat je het weet zit je op een onoverbrugbaar verschil van mening. De frustratie en de irritatie slaan toe. Het wordt een discussie zonder einde waarbij iedereen tot aan zijn knieën in het beton zit. Hoe pak je een moeilijk gesprek aan? In dit blog leg ik 7 makkelijke gesprekstechnieken uit om zo’n gesprek niet te laten ontsporen. Probeer ze uit!

1. Maak van je tegenstander een partner

In een moeilijk gesprek is het geen probleem om je gesprekspartner als tegenstander te zien. De vijand zeg maar. Je kunt dit draaien door je gesprekspartner (letterlijk) voor te stellen als iemand die naast je staat. Je kunt dit in gedachten doen maar ook fysiek.

Voorbeeld: wissel zelf van positie aan tafel. In plaats van tegen over elkaar ga je naast elkaar zitten. Bijvoorbeeld ieder op een hoek van de tafel.

2. Minder overtuigen meer leren.

Gesprekken ontsporen nogal eens omdat je de ander probeert te overtuigen van jouw waarheid, visie of aanpak. Herkenbaar? Handig om te weten is dat een dergelijke strategie er vaak toe leidt dat de ander weerstand biedt. Hoe mooi, logisch en welbespraakt je het ook verpakt ….

Het gesprek komt dan in de modus van argumenteren en motiveren ook wel bekend als het ‘welles – nietus’ concept. Als mensen in deze modus zitten dan wordt het leren (onderzoekend gedrag) geblokkeerd en zijn alle mensen aan tafel in de loopgraven beland.

Een probleem of meningsverschil kan alleen worden opgelost als je bereid bent om te onderzoeken hoe de ander het ziet. Zet (in ieder geval tijdelijk) je eigen standpunt op de achtergrond. Je kunt dit doen door simpelweg en heel bewust vragen te stellen.

Bijvoorbeeld vragen als:

  • Hoe kijk jij tegen deze situatie aan?
  • Welke mogelijkheden zie jij?
  • Waarom denk je dat dit kan werken?

Jij en je gesprekspartner komen daarmee in een leermodus en dat brengt het gesprek verder. Je zou zo maar op een beter idee kunnen komen als je de expertise van de ander beter op waarde weet te schatten.

3. Verwoord transparant je intentie

Jouw transparantie helpt om een goed gesprek te voeren. Hoe je dat doet? Deel je doel van het gesprek en wat je wil bereiken met je gesprekspartner.

Voorbeelden om transparantie te vergroten:

  • (Voor jezelf) Ik stel voor dat we alle bezwaren tegen dit voorstel op tafel leggen zodat we niks missen als we tot besluitvorming over gaan.
  • (Voor de ander) Wat wil jij uit dit gesprek halen?
  • (Over het proces) Ik wil dit gesprek open en onbevooroordeeld voeren. Laat me weten als ik dit te weinig aandacht geef.

> 25 praktische tips om praktisch je gesprekken effectiever te maken

4. Niet te veel aannames doen helpt

In moeilijke gesprekken heb ik vaak gemerkt dat mensen aannames doen. Ik vraag ze bijvoorbeeld waarom ze het een moeilijk gesprek vonden. Vaak krijg ik antwoorden als: ‘Zijn enige doel is om een stap hoger te komen. Het interesseert hem geen bal of het team dit kan.’ Of: ‘Ze wil me weg van die functie dus dit moet mislukken’.

Het zijn allemaal aannames over de intentie van de ander. Aannames die zelden gecheckt worden. Ze zeggen vaak meer over degenen die de aanname maakt.

(Teveel) aannames doen hindert het voeren van een goed gesprek. Het voorkomt dat je de situatie goed begrijpt en het stopt je creativiteit om andere oplossingen te zien of te bedenken. Je loopt de kans dat je dichtklapt en dat brengt je gesprek in een soort ‘pad-stelling’.

5. Wees nieuwsgierig in een moeilijk gesprek

Als je je gesprekspartner beter wil begrijpen dan kan het handig zijn om je eigen defensieve houding te laten varen. Je creëert daarmee een kans om het gesprek een stap verder te brengen. Je defensieve houding kun je laten varen door goede open vragen te stellen. Nieuwsgierige vragen die het perspectief van de ander duidelijk maakt.

Bijvoorbeeld:

  • Wat voor effect heeft dit op jou en je team?
  • Op wat voor manier heb jij hiermee te maken?
  • Wat is je belang?
  • Wat staat er op het spel voor je?
  • Moet ik iets beter begrijpen en wat is dat?
  • Is er iets wat zou helpen om dit meer gezamenlijk te doen

Vergeet niet om de ander te bedanken voor zijn/haar bijdrage!

Mocht je toch gevangen worden door je emoties in een lastig gesprek en dreig je omver geblazen te worden? Met deze tips blijf je eenvoudig overeind in dat lastige gesprek.

6. Erken je eigen aandeel

Makkie natuurlijk om aan te tonen wat fout is gegaan en iemand dat te verwijten. Veel lastiger is het om je eigen aandeel in het geheel te erkennen. Wat heb jij gedaan of nagelaten waardoor het probleem is ontstaan?

Door je eigen fouten te erkennen neem je de verantwoordelijkheid. Met jouw voorbeeld moedig je anderen aan om ook verantwoordelijkheid te nemen. Dat is een goed fundament om een stap te zetten in het moeilijke gesprek.

7. Handiger om je focus op de toekomst te leggen

Mensen zijn meer dan briljant in het in stand houden en bewaken van hun positieve zelfbeeld. Dat is een belangrijke reden waarom het ontvangen van feedback zo lastig is. Je trucs? Je zegt dan dat ‘het niet waar is’ of ‘dat je het anders ziet’.

Het is slimmer om je te richten op de toekomst in een moeilijk gesprek. Dat doe je door vragen te stellen als:

  • Wat probeer je te bereiken?
  • Wat hoop je te leren?
  • Welke ideeën heb je om het beter te krijgen?

Heb je ook moeite met lastige gesprekken? Dan is onze 1-op-1 assertiviteitstraining ‘In 40 dagen assertiever’ misschien iets voor jou.

Uitsmijter gesprekstechieken

Alle 7 tips gaan over de inhoud van het lastige gesprek. Onder dat lastige gesprek ligt vaak een probleem. Het is dan handig om wat meer procesmatig naar het gesprek te kijken. Hoe stelt iemand zich op?

Wat doet je gesprekspartner om het gesprek slechter of beter te krijgen? Hoe betrokken is je gesprekspartner eigenlijk om het probleem echt aan te pakken. Met de ‘4 lagen van betrokkenheid’ krijg je inzicht in dat proces.

Ga lekker aan de slag

Als je gaat oefenen met deze gesprekstechnieken zul je direct merken dat je moeilijke gesprekken een stuk beter gaan. Probeer er gewoon eens 1 uit. Kies de gesprekstechniek die je het leukste vindt. Zo leer je het makkelijk in de praktijk en word je assertiever.

25 handige zinnetjes om assertief te zijn op je werk

Gratis download

Als je in een moeilijke situatie zit op je werk is 'instant' assertief zijn vaak lastig. Wat moet je dan zeggen? Dan is het handig om wat zinnetjes paraat te hebben. Daarmee kun je grenzen aangeven en assertiever worden op je werk.

  • 25 handige zinnen om assertief te zijn in je mailbox
  • Direct te gebruiken op je werk
  • Plus elke maand handige tips voor op je werk
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Mijn diensten:

En verder:

Stuur me een email  |  Inschrijven nieuwsbrief  |  Over Henk  |  Wat klanten ervan vinden

AANBEVOLEN ARTIKELEN