7 makkelijke gesprekstechnieken om een moeilijk gesprek op de rit te houden

Voer je weleens een moeilijk gesprek met je collega op het werk? Vast wel. Voordat je het weet zit je op een onoverbrugbaar verschil van mening. De frustratie en de irritatie slaan toe. Het wordt een discussie zonder einde waarbij iedereen tot aan zijn knieën in het beton zit. Hoe pak je een moeilijk gesprek aan? In dit blog leg ik 7 makkelijke gesprekstechnieken uit om zo’n gesprek niet te laten ontsporen. Met als extraatje: zinnen die je beter kunt vermijden in dat soort gesprekken. Probeer ze uit!

updated: 4-nov-2021

1. Maak van je tegenstander een partner

In een moeilijk gesprek is het geen probleem om je gesprekspartner als tegenstander te zien. De vijand zeg maar. Je kunt dit draaien door je gesprekspartner (letterlijk) voor te stellen als iemand die naast je staat. Je kunt dit in gedachten doen maar ook fysiek.

Voorbeeld: wissel zelf van positie aan tafel. In plaats van tegen over elkaar ga je naast elkaar zitten. Bijvoorbeeld ieder op een hoek van de tafel.

2. Minder overtuigen meer leren.

Gesprekken ontsporen nogal eens omdat je de ander probeert te overtuigen van jouw waarheid, visie of aanpak. Herkenbaar? Handig om te weten is dat een dergelijke strategie er vaak toe leidt dat de ander weerstand biedt. Hoe mooi, logisch en welbespraakt je het ook verpakt ….

Het gesprek komt dan in de modus van argumenteren en motiveren ook wel bekend als het ‘welles – nietus’ concept. Als mensen in deze modus zitten dan wordt het leren (onderzoekend gedrag) geblokkeerd en zijn alle mensen aan tafel in de loopgraven beland.

Een probleem of meningsverschil kan alleen worden opgelost als je bereid bent om te onderzoeken hoe de ander het ziet. Zet (in ieder geval tijdelijk) je eigen standpunt op de achtergrond. Je kunt dit doen door simpelweg en heel bewust vragen te stellen.

Bijvoorbeeld vragen als:

• Hoe kijk jij tegen deze situatie aan?
• Welke mogelijkheden zie jij?
• Waarom denk je dat dit kan werken?

Jij en je gesprekspartner komen daarmee in een leermodus en dat brengt het gesprek verder. Je zou zo maar op een beter idee kunnen komen als je de expertise van de ander beter op waarde weet te schatten.

3. Verwoord transparant je intentie

Jouw transparantie helpt om een goed gesprek te voeren. Hoe je dat doet? Deel je doel van het gesprek en wat je wil bereiken met je gesprekspartner.

Voorbeelden om transparantie te vergroten:

• (Voor jezelf) Ik stel voor dat we alle bezwaren tegen dit voorstel op tafel leggen zodat we niks missen als we tot besluitvorming over gaan.
• (Voor de ander) Wat wil jij uit dit gesprek halen?
• (Over het proces) Ik wil dit gesprek open en onbevooroordeeld voeren. Laat me weten als ik dit te weinig aandacht geef.

> 25 praktische tips om praktisch je gesprekken effectiever te maken

4. Niet te veel aannames doen helpt

In moeilijke gesprekken heb ik vaak gemerkt dat mensen aannames doen. Ik vraag ze bijvoorbeeld waarom ze het een moeilijk gesprek vonden. Vaak krijg ik antwoorden als: ‘Zijn enige doel is om een stap hoger te komen. Het interesseert hem geen bal of het team dit kan.’ Of: ‘Ze wil me weg van die functie dus dit moet mislukken’.

Het zijn allemaal aannames over de intentie van de ander. Aannames die zelden gecheckt worden. Ze zeggen vaak meer over degenen die de aanname maakt.

(Teveel) aannames doen hindert het voeren van een goed gesprek. Het voorkomt dat je de situatie goed begrijpt en het stopt je creativiteit om andere oplossingen te zien of te bedenken. Je loopt de kans dat je dichtklapt en dat brengt je gesprek in een soort ‘patstelling’.

Blog gaat verder na de foto

5. Wees nieuwsgierig in een moeilijk gesprek

Als je je gesprekspartner beter wil begrijpen dan kan het handig zijn om je eigen defensieve houding te laten varen. Je creëert daarmee een kans om het gesprek een stap verder te brengen. Je defensieve houding kun je laten varen door goede open vragen te stellen. Nieuwsgierige vragen die het perspectief van de ander duidelijk maakt.

Bijvoorbeeld:

• Wat voor effect heeft dit op jou en je team?
• Op wat voor manier heb jij hiermee te maken?
• Wat is je belang?
• Wat staat er op het spel voor je?
• Moet ik iets beter begrijpen en wat is dat?
• Is er iets wat zou helpen om dit meer gezamenlijk te doen

Vergeet niet om de ander te bedanken voor zijn/haar bijdrage!

Mocht je toch gevangen worden door je emoties in een lastig gesprek en dreig je omver geblazen te worden? Met deze tips blijf je eenvoudig overeind in dat lastige gesprek.

6. Erken je eigen aandeel

Makkie natuurlijk om aan te tonen wat fout is gegaan en iemand dat te verwijten. Veel lastiger is het om je eigen aandeel in het geheel te erkennen. Wat heb jij gedaan of nagelaten waardoor het probleem is ontstaan?

Door je eigen fouten te erkennen neem je de verantwoordelijkheid. Met jouw voorbeeld moedig je anderen aan om ook verantwoordelijkheid te nemen. Dat is een goed fundament om een stap te zetten in het moeilijke gesprek.

ScienceTrend
Lastige gesprekken in een team
Soms trekken de leden van het team zich terug uit belangrijke discussies uit angst om een emotionele uitbarsting te veroorzaken. Als dat gebeurt in je team is het tijd om het aan te pakken door een nieuwe manier van denken over emoties. (Davey, 2019)

7. Leg je focus op de toekomst

Mensen zijn meer dan briljant in het in stand houden en bewaken van hun positieve zelfbeeld. Dat is een belangrijke reden waarom het ontvangen van feedback zo lastig is. Je trucs? Je zegt dan dat ‘het niet waar is’ of ‘dat je het anders ziet’.

Het is slimmer om je te richten op de toekomst in een moeilijk gesprek. Dat doe je door vragen te stellen als:

• Wat probeer je te bereiken?
• Wat hoop je te leren?
• Welke ideeën heb je om het beter te krijgen?

Heb je ook moeite met lastige gesprekken? Dan is onze 1-op-1 assertiviteitstraining ‘In 40 dagen assertiever’ misschien iets voor jou.

Meer over gesprekstechieken

Alle 7 gesprekstechnieken gaan over de inhoud van het moeilijke gesprek. Onder dat moeilijke gesprek ligt vaak een probleem. Het is dan handig om wat meer procesmatig naar het gesprek te kijken. Hoe stelt iemand zich op? Hoe voorkom je weerstand in een gesprek? In het vervolg van dit blog geef ik je zinnen kun je beter vermijden in een moeilijk gesprek.

Extra: zinnen die je beter kunt vermijden in een moeilijk gesprek

Moeilijke gesprekken zijn niet voor niets moeilijk. Vaak spelen emoties op omdat je in een lastig gesprek waarschijnlijk meer gestresst en gespannen bent dan normaal. Je zegt dan heel gemakkelijk iets verkeerd, ondank de goede voorbereiding die je natuurlijk gedaan hebt. En voordat je het weet ontspoort je moeilijke gesprek omdat je de ander beledigt of boos maakt.

Hoe pak je dat dan aan? Hoe zorg je ervoor dat je boodschap goed overkomt EN hoe neem je tegelijkertijd de gevoelens van de ander in acht?

Graag deel ik met je de zinnetjes en woorden die je in de problemen kunnen brengen in een moeilijk gesprek. Het is de taal die mij is opgevallen bij het begeleiden van mensen en die ervoor zorgen dat de spanning in een gesprek toeneemt. Ze zijn onontbeerlijk om jouw gesprekstechnieken verder te verfijnen.

1. Ga er niet vanuit dat je standpunt duidelijk is

Soms denk je dat je 100% gelijk hebt. Je gebruikt dan woorden als ‘dat het voor jou zonder twijfel duidelijk is’ wat er gebeurd is. Dit gedrag heet naïef realisme. Dat wil zeggen dat je veronderstelt dat jouw (kennelijke) objectieve realiteit ook duidelijk is voor de ander en door hem of haar gedeeld wordt.

Als je daar even over nadenkt dat weet je dat de ‘objectieve waarheid’ zelden voorkomt. Een situatie is bijna nooit zwart-wit. Alle situaties en de beoordeling daarvan worden gekleurd door je eigen normen en waarden.

Als je dit soort zinnen gebruikt geeft dat (onbedoeld) aan dat de ander dom is en dat wat hij/zij ervan vindt onbelangrijk is. Dat zal extra spanning geven in een gesprek. Je zult dus moeite moeten doen om jouw standpunt duidelijk te maken.

Zinnetjes en woorden die spanning veroorzaken bij de ander:

• Het is voor mij volkomen duidelijk dat …..
• Ik ben zonder twijfel als het gaat om …
• Ik ben ervan overtuigt dat …
• Klaarblijkelijk is het zo
• Het valt niet te ontkennen dat…

2. Niet overdrijven

Als je met iemand spreekt die je vaak van streek maakt kun je gemakkelijk woorden gebruiken als ‘altijd’ of ‘nooit’.

Jij laat me nooit uitspreken…
Het is altijd hetzelfde met jou ….

Overdrijving of generalisering maakt je minder geloofwaardig. Het leidt ertoe dat je gesprekspartner waarschijnlijk zegt ‘dat het niet waar is’ en je vervolgens om bewijs vraagt waar en wanneer dat allemaal is gebeurd.

Het gebruik van dit soort woorden (altijd, nooit) leidt er toe dat de discussie over ‘het aantal keren gaat dat het gebeurt’ gaat in plaats van over de inhoud. Het beste kun je de focus houden op het beëindigen of starten van specifiek gedrag.

3. Vertel niet wat de ander zou moeten doen

Als je iemand verteld wat hij of zij volgens jou moet doen dan zit daar een oordeel op. Als je tegen iemand zegt: ‘je zou eigenlijk A moeten doen’ dan geef je indirect aan dat ‘A’ de manier is waarop het zou moeten gebeuren.

En dat alle andere richtingen niet ok zijn. Meestal zullen mensen niet zo gewillig zijn om in te stemmen met ‘jouw richting’.

Soms is het wel handig om richting aan te geven; bijvoorbeeld als je verantwoordelijk bent voor de cultuur binnen een groep of organisatie. In die rol kun je zeggen wat je eigenlijk liever zou willen zien.

Jouw gesprekspartner zal zich beoordeeld voelen; alsof ze niet zelf tot een goed oordeel of besluit kunnen komen om een bepaalde situatie aan te pakken.

Gebruik eens deze zinnen

Met deze zinnetjes vergroot je je invloed en voorkom je een oordeel.

• Heb je dit al eens overwogen?
• Is dit misschien een mogelijkheid?
• Heb je gedacht aan ….
• Ik zou graag een gedachte met je willen delen. Is dat ok?

4. Jouw gevoelens zijn niet de schuld van de ander.

Je kunt niet altijd voorkomen dat de ander je ‘triggert’. (De ander zegt iets waardoor jij geraakt wordt). Dat geeft bij jou een natuurlijke emotionele reactie en soms stress. Hoewel misschien verleidelijk helpt het niet zo goed om de ander daar de schuld van te geven.

Voorbeeldje?

Je hebt een werkoverleg en jouw collega onderbreekt je zodra je jouw mond hebt opengedaan. Je krijgt rode vlekken in je gezicht, je hart gaat als een dolle te keer en je zou zo maar kunnen zeggen dat het je ‘verschrikkelijk boos maakt dat hij je onderbreekt’. Als je het zo doet dan eindigt dit in 9 van de 10 gevallen in een eindeloze discussie.

Waarom?

Niemand vindt het leuk om ergens de schuld van te krijgen. Zeker als dat de ander pijn doet. De eerste reactie is dat hij/zij zich gaat verdedigen in plaats van een welgemeende verontschuldiging.

Kies een andere stijl

In plaats van de schuld te geven van je gevoelens aan de ander kun je ook 1 van de volgende dingen zeggen:

• Als je me zo vlug onderbreekt dan heb ik het gevoel dat je me niet respecteert. Zou je dat niet meer willen doen?
• Zou je me niet willen onderbreken totdat ik klaar ben met spreken?
• Je kunt ook gewoon je gevoelens je gevoelens laten en bij het inhoudelijke onderwerp blijven wat op tafel ligt.

Op deze manier hou je het lekker bij jezelf en stel je je assertiever op.

Blog gaat verder na de foto

5. Laat de integriteit van de ander intact

Als je samenwerkt met iemand, waarbij hij of zij wat anders doet dan wat jij verwacht, dan zou je deze handelswijze snel als onprofessioneel, fout of niet ethisch kunnen kwalificeren. Als je dit soort woorden gebruikt moet je niet verbaasd zijn dat de ander tot ‘aan zijn knieën in het beton gaat’ en veel weerstand vertoont.

Mensen hebben sterk de behoefte om zich als netjes, wijs en moreel verstandig te beschouwen. Als je hun gedrag beschrijft op een manier die hun zelfwaardering aantast dan is de kans groot dat ze zich gaan verdedigen. De focus ligt dan niet meer op het werkelijke probleem of gedrag. En dat is een gemiste kans.

Dit zou je wel kunnen zeggen als iets niet wenselijk is:

• Geef aan dat het niet halen van deadlines het doel/project in gevaar brengt.
• Vertel dat het plaatsen van nep-reviews niet klopt met de kernwaarden van de organisatie.
• Zeg dat het toedekken van fouten ons de kans ontneemt om te leren van fouten.

6. Zeg niet: ‘het is niet persoonlijk hoor‘

Vast wel een gehoord: ‘het is niet persoonlijk bedoeld hoor, maar ……’. Deze uitspraak betekent vaak dat het juist heel persoonlijk is voor degene tegen wie je het zegt. Als iemand boos is, geraakt door jouw uitspraken of omdat je iets gedaan hebt dan strooi je behoorlijk wat extra zout in die wond door te zeggen dat het ‘niet persoonlijk’ is.

Beter is om ruiterlijk te erkennen dat je beseft dat het de ander persoonlijk raakt of persoonlijk betekenis heeft. Mocht je dat lastig vinden om te zeggen dan kun je ervoor kiezen om het ‘het is niet persoonlijk’ gedeelte te vermijden in het gesprek.

Samenvatting gesprekstechnieken

Ga lekker aan de slag

Als je gaat oefenen met deze gesprekstechnieken zul je direct merken dat jouw moeilijke gesprek een stuk beter gaat. Probeer er gewoon eens 1 uit. Kies de gesprekstechniek die je het leukste vindt. Zo leer je het makkelijk in de praktijk en word je assertiever.