Iets vragen aan een collega? Zo krijg je eerder gedaan wat je vraagt

Je hebt iets nodig van een collega. Een rapportage, een antwoord, hulp bij een klus of gewoon dat iemand een afspraak nakomt. Je vraagt het vriendelijk, wacht nog even af en vraagt het daarna nóg een keer. Maar er gebeurt weinig.

Hoe duidelijk moet je dan worden? Je wilt niet gaan drammen, maar ondertussen heb jij die ander wel nodig om verder te kunnen.

Dat overkomt Daan. Hij is programmamanager bij een zorginstelling en verantwoordelijk voor de inrichting van een aantal nieuwbouwpanden. Een leuk project, maar wel met grote belangen, strakke deadlines en veel mensen die hun deel op tijd moeten opleveren.

Daan is energiek, zakelijk en… ongeduldig. Als hij iets vraagt, verwacht hij ook dat het gebeurt. En niet pas over een paar maanden, maar nú.

Financiële analyses

En dat gebeurt dus niet altijd. Daan heeft bijvoorbeeld heel veel moeite met Tineke. Tineke zit op de afdeling Financiën en helpt Daan door financiële analyses te maken. Maar op de een of andere manier levert ze nooit op tijd de rapportages aan, of ze besteedt er overduidelijk te weinig tijd aan.

Daan stopt veel tijd in het goed houden van de relatie met haar. Uitgebreid vraagt hij hoe haar weekend was en hoe het met haar gaat. Helaas helpt het niet om een betere service te krijgen van Tineke.

Slecht onderbouwde beslissingen

Doordat Daan het niet voor elkaar krijgt om Tineke te laten doen wat ze moet doen, komt hij in de problemen met zijn project. Daan moet beslissingen van de directie voorbereiden – en daar heeft hij de rapportages van Tineke voor nodig.

Zonder die rapportages komt de voortgang van het project in het gedrang. Of nog erger: worden er beslissingen genomen die financieel niet goed zijn onderbouwd.

Hoe dan wel?

Wat moet Daan doen om zijn rapportage op tijd te krijgen? Vooral duidelijker zijn over wat hij nodig heeft. Iets vragen aan een collega betekent niet dat je het daarna maar moet afwachten. Je mag concrete afspraken maken, doorvragen als iets niet lukt en erop terugkomen als een afspraak niet wordt nagekomen.

Dat kan prima zonder bot of dwingend te worden. Juist door duidelijk te zijn én je te verplaatsen in de ander, vergroot je de kans dat je samen tot een oplossing komt.

Zo vraag je iets aan een collega

• Neem het niet persoonlijk wanneer anderen niet doen wat je van ze vraagt. Ga ervan uit dat er een goede reden voor is (die niets met jou te maken heeft)
• Bespreek prioriteiten. Soms zit een collega klem tussen verschillende werkzaamheden en deadlines. Vraag wat er speelt en bespreek wat nodig is om jouw verzoek wél op tijd voor elkaar te krijgen.
• Verplaats je in de ander: hoe is het voor hem of haar?
• Vraag je af of en hoe je de ander kunt helpen (zonder alles zelf te gaan doen natuurlijk) Zie het meer als het pad voor hen effenen.
• Stel vragen! Wat zorgt ervoor dat ze hun werk niet doen?
• Volhard in het opvolgen: “je zou die rapportages opleveren. Ik heb ze nog niet. Wanneer krijg ik ze?”
• Maak duidelijke afspraken

Zo bereik je je doelen, met behulp van anderen en zonder alles zelf te doen.

Veel succes!
Henk