Een goed gesprek voeren op je werk doe je zo. 5 essential skills

Als je vaardig bent in communiceren is de helft van het leed geleden. Je hebt minder last van weerstand, je kunt beter uitleggen wat de bedoeling is en je gesprekspartner ervaart  het gesprek als betekenisvol. Het voeren van een goed gesprek is daarom een basisvoorwaarde voor de professional die veelvuldig met collega’s en klanten in contact komt.

Dit zijn de 5 communicatie skills die elke professional direct in zijn werk kan toepassen.

1. In een goed gesprek vermijd je blokkades

Een gesprekspartner heeft er niets aan als jij op een (gevoelig) onderwerp reageert met een oordeel, advies of oplossing. Hoe verleidelijk ook om dit te doen, dit zijn regelrechte blokkades en remmen je gesprekspartner juist af. Je collega heeft meer behoefte aan een luisterend oor.

Realiseer je, dat je met een meteen gegeven advies  de plank behoorlijk mis kunt slaan. Je weet nog niet precies hoe het zit en het zou zo maar kunnen dat je iemands intelligentie onderschat.

2. Je luistert en spiegelt

Hoe staat het met je vermogen om je in een gesprek volledig op de ander te richten?  Afleiding ligt op de loer: andere gedachten, een volgende afspraak, een lastig project waar je ook nog  iets mee moet, je smartphone. Als je je volledig op de ander kunt richten, merk je dat deze aandacht de ander goed doet.

Je laat zien dat deze collega op dat moment belangrijk voor je is. Spoor je gesprekspartner een klein beetje aan en een stilte in een goed gesprek is prima. Daarnaast kan spiegelen de verbinding in een gesprek versterken. Spiegelen betekent dat je teruggeeft wat je hoort en waarneemt van de ander. Bij goed luisteren hoort ook het nalaten van ongevraagd advies geven.

3. Let op de lichaamstaal

Inleven lukt sneller als je oplet in een gesprek wat er aan de andere kant van de tafel gebeurt. Wees oprecht nieuwsgierig naar non-verbale signalen van je gesprekspartner. Mensen geven soms hun verborgen gevoelens prijs via lichaamstaal.

Kijken ze de andere kant op? Komt er een twinkeling in hun ogen? Gaat hun stem omhoog van enthousiasme? Het zijn allemaal goede mogelijkheden om beter aan te sluiten in een gesprek.

4. Lef en durf

Als je rugzak groot genoeg is, dan raad ik je aan om  variaties aan te brengen in je reacties en aanmoedigingen. Maar kijk uit met het doen van “net alsof” reacties, zoals bijvoorbeeld de zogenaamde “warme belangstelling”. Of dat je doet alsof je de spreker begrijpt, terwijl je eigenlijk met je gedachten in Timboektoe zit.

Niet erg als dat gebeurt, maar zeg dan gewoon: “Sorry, ik was even afgeleid. Zou je me dat nog een keer willen vertellen?” of “Sorry ik kan je niet helemaal volgen, zou je dat laatste stuk nog even willen toelichten?”. Oprechtheid werkt altijd het beste en zorgt ervoor dat je gesprek niet de afgrond ingaat.

5. Assertiviteit is handig

Geen enkele gesprekspartner zit te wachten op onderdanige (sub-assertieve) of agressieve reacties. Door een mooie combinatie van zacht en weerbaar, of hart en hard, blijf je jezelf en kun je toch uitdrukken wat je wilt. Voorbeeld: Niet: “Je zou  je afspraken eens beter moeten nakomen!”, maar “Het niet nakomen van die afspraak heeft tot gevolg dat ik word aangesproken door die klant. Dat vind ik niet fijn.” Dat is feedback waar je beter mee kunt omgaan als ontvanger.