5 slimme tactieken om je bila gesprek een boost te geven

Voor de zoveelste keer probeer je tijdens je bila gesprek jouw verhaal, mening of idee over de bühne te krijgen op je werk en er is niemand die echt naar je luistert. Elke keer gebeurt het weer: je collega of je leidinggevende onderbreekt je, zijn afgeleid of wachten gewoon hun kans af om het bila gesprek naar hun hand te zetten. Je zou willen dat ze beter luisteren.

Hoe frustrerend is dat!

Een ding is zeker: jij voelt je niet gehoord en in het gesprek krijg je nauwelijks de gelegenheid om de fout die jij gezien hebt in het project op te lossen of te voorkomen. Frustrerend, vind je niet? Hoe los je dat op? Welke manieren zijn er om de onverdeelde aandacht van je collega te vergroten en hem of haar beter te leren luisteren? Ik ga het je allemaal duidelijk maken in dit blog hoe je dat kunt doen.

Wat is een bila?

Een bila (bilateraal overleg) is een gesprek / werkoverleg tussen 2 collega’s of met je leidinggevende. Het is een beetje ‘jargon’. De term wordt veel gebruikt om een individueel overleg aan te duiden. In een individueel overleg heb je vaak wat meer ruimte om zaken te bespreken.

Wat is het effect van niet luisteren

Superfrustrerend natuurlijk, als je collega’s hebt die niet goed luisteren. Er zijn allerlei oorzaken waarom mensen minder goed luisteren. Zo kan je gesprekspartner teveel met zichzelf of met andere zaken bezig zijn.

Dit zorgt ervoor dat je collega niet volledig bij het gesprek aanwezig is (present zijn) waardoor jij misschien denkt: “wat een arrogante zak hooi”. En voordat je het weet is het gesprek ontspoort in een origineel Grieks drama.

Risico’s slecht luisteren

Er zitten risico’s aan slecht luisteren. Als je niet goed oplet in het gesprek pak je onvoldoende de juiste zaken op en kunnen gemakkelijk fouten ontstaan of verkeerde aannames gedaan worden.

Het kan natuurlijk ook zijn dat je gesprekspartner gewoon geen interesse heeft in wat je te vertellen hebt. Hij/zij wil alleen maar over zichzelf praten. Dat klinkt een beetje rot, maar dit komt echt vaker voor en is menselijker dan je denkt. Goed luisteren is een kunst.

Het gaat meer om je intrinsieke motivatie

Goed luisteren zit hem niet in de techniek, die is eigenlijk vrij eenvoudig. Het zit hem meer in jouw intrinsieke motivatie om een goed professioneel bila gesprek te voeren met je collega of je leidinggevende en de moeite die je ervoor doet om dat voor elkaar te krijgen. Dat gaat met vallen en opstaan en vooral veel oefenen in de praktijk.

5 slimme tactieken tijdens je bila gesprek

Oh ja, beter leren luisteren begint bij jezelf

Kun je zelf eigenlijk wel goed luisteren? ‘Natuurlijk’, zeg je direct en zonder schroom… Dat gaat net zoals het inschatten van hoe goed je kunt autorijden. De meesten vinden zichzelf beter autorijden dan de gemiddelde Nederlander, maar is dat ook zo? Een beetje zelfonderzoek doen naar de kwaliteit van je eigen luistervaardigheid kan geen kwaad. Check dus eerst of je zelf wel goed kan luisteren.

Bijvoorbeeld met dit lijstje:

1. Goed luisteren is meer dan alleen je mond houden. Hoe goed ben je in staat om vragen te stellen die de ander laten nadenken?
2. Goed luisteren vereist waarderende interactie. Wat doe je actief om je waardering in de ander uit te spreken zodat deze zich gesteund voelt?
3. Goed luisteren is geen wedstrijd. Hoe goed kun je in het bila overleg ‘scherp’ zijn maar ook samenwerkingsgericht, zodat de ander het gevoel heeft dat hij/zij geholpen wordt?
4. Goed luisteren is ook het respectvol aanbieden van suggesties of alternatieven. Hoe goed ben je in staat om oplossingen aan te bieden die geaccepteerd worden en openingen bieden in het gesprek.

1. Ontdek de voorkeursstijl van je collega

Je bent er heilig van overtuigd: jouw collega heeft de spanningsboog van een amoebe en kan daardoor totaal niet luisteren. Of…. zit het anders? Misschien wel. Het zou natuurlijk best kunnen dat je collega gewoon meer visueel is ingesteld in plaats van de stortvloed van woorden die jij over hem/haar uitstort.

Hoe geef je de informatie?

Vraag dus aan je collega hoe hij de informatie het liefste ontvangt; met een notitie, even face tot face of een kleine schets in de vorm van een mindmap.

Je kunt ook van te voren even nadenken wat de (werk)stijl van je collega is en je daarop instellen. De kans dat er naar je geluisterd wordt vergroot je daarmee aanzienlijk en het gesprek wordt er echt beter van.

Bijvoorbeeld met de volgende vragen:

1. Wat is de gebruikelijke manier van communiceren van je collega? Direct of wat indirecter?
2. Wat is de ‘gebruiksaanwijzing’ van je collega. Bijvoorbeeld: geen ingewikkelde beslissingen of topics voor 10 uur ’s morgens.
3. Welk gedrag vindt je collega lastig of niet leuk? Bijvoorbeeld te laat geïnformeerd worden als er iets belangrijks aan de hand is.

minicase: Rik werkt in een ziekenhuis als technisch medewerker. Hij maakt zich zorgen over het project bloeddrukmeters. Al een aantal keer heeft hij geprobeerd om per uitgebreide mail zijn zorgen kenbaar te maken. Hij krijgt totaal geen reactie. Vandaag heeft hij besloten om gewoon even langs de projectleider te lopen. De projectleider vindt dat prettig en ruimt gelijk tijd voor hem in.

2. Train jezelf in beter luisteren 2.0 tijdens de bila

Een goede manier om je collega beter naar je te laten luisteren is….. om zelf beter te luisteren en dan niet alleen wat de ander letterlijk zegt. Het is meer een soort luisteren 2.0.

Wat is de lichaamstaal?

Je “hoort” beter wat de ander zegt als je niet alleen let op wat er verteld wordt maar ook aandacht hebt voor de toon waarop iets gezegd wordt. Ook lichaamstaal zoals hoe iemand erbij zit en de gezichtsuitdrukking is van belang. Je ‘hoort’ dan beter wat er niet gezegd wordt en vervolgens kun je daar op ingaan in het gesprek. Jouw aandacht voor wat er niet gezegd wordt maakt het dat de ander zich gehoord voelt en daardoor beter naar jou luistert.

Structuur van het bila gesprek

Oog en aandacht hebben voor de structuur van het gesprek. Dit betekent dat je echt begrijpt wat de ander zegt en dat je snapt wat je moet doen op bepaalde punten in het gesprek. Dat doe je door te onthouden wat de ander gezegd heeft, samenvattingen te geven waarover je het eens en niet eens bent, te begrijpen wat de hoofdlijn is en wat de kern van de boodschap is van het betoog van de ander.

Gebruik eens deze zinnen in je gesprek:

1. Volgens mij is dit de kern van je boodschap: ……….
2. Dit zijn denk ik de punten waarover we het eens en niet eens zijn: ……
3. Jou gehoord hebbende heb ik de volgende suggestie om nu stappen te zetten:….
4. ‘Wat nog goed zou zijn is om, op basis van jouw verhaal, nog aandacht te geven aan de volgende punten om het compleet te maken’: …….

Ook in je (non)verbale gedrag kun je verbeteringen aanbrengen in de kwaliteit van het luisteren.

Dat kan door:

1. Erkenning te geven voor wat gezegd wordt: Bijvoorbeeld: “Fijn dat je dit met me deelt”.
2. Goede en verduidelijkende vragen te stellen.
3. Een korte en goede samenvatting te geven van wat de ander zegt.
4. Denk ook even aan zaken als gezichtsuitdrukking en oogcontact.
5. Zorg dat je er ‘echt bent’ in het gesprek. Dus niet je aandacht alvast naar de volgende afspraak die je hebt.

Artikel gaat verder na de foto

3. Maak je gesprekspartner medeverantwoordelijk

Wat ook prima werkt om meer luisteraandacht te krijgen is om je gesprekspartner medeverantwoordelijk te maken voor het gesprek. Dat doe je door een goede introductie en doelstelling te geven bij de start van het bila gesprek.

Dat ziet er ongeveer zo uit:

“Ik heb 3 oplossingen voor het probleem in dit project die ik met je wil delen. Aan het einde van ons gesprek wil ik graag van je weten welke oplossing je voorkeur heeft zodat we een beslissing kunnen nemen.”

Grote kans dat je aanstaande gesprekspartner meteen je aandacht heeft en zijn oren spitst. Ook het herhalen van je boodschap  maakt duidelijk dat het je serieus is en creëert medeverantwoordelijkheid.

minicase: Steffie werkt als juriste bij een bank. Ze heeft moeite met haar baas die haar frequent (ook privé) onder werkdruk zet. Ze is een tikje introvert en vindt het lastig om dit op een goede manier kenbaar te maken. Toch gaat ze het gesprek met haar leidinggevende aan. Op het einde van het gesprek herhaalt ze nogmaals haar drie belangrijkste bezwaren en zegt daarnaast ook: “Misschien val ik wat in herhaling maar ik wil zeker weten dat ik goed en duidelijk over kom”.

4. Een beetje empathie tonen

Het letterlijk benoemen van slecht (luister)gedrag is iets wat je als ‘laatste optie’ moet gebruiken, liever niet dus. De kans bestaat dat iemand tot aan zijn knieën in het beton van weerstand gaat en kan eigenlijk alleen als je je collega goed kent. (zie volgende paragraaf)

Wat je beter kunt doen is empathisch gedrag naar de ander tonen. Manipulatie? Ja zeker, maar met een oprecht doel, dus toegestaan :). Als je dit doet dan is het cruciaal dat het oprecht klinkt en is.

minicase: Rudi werkt als wijkmeester voor een woningcorporatie en beschouwt zich in sommige situaties als niet empathisch. Hij heeft een zelfstandige en drukke job waarin het af en toe handig is om met collega’s te overleggen hoe een bepaalde situatie met een bewoner het beste kan worden opgelost. Ze hebben echter nooit tijd voor hem. Hij probeert het met wat meer empathie te doen: “Volgens mij heb je het hartstikke druk, kan ik iets van je overnemen zodat je nu wat meer tijd hebt voor ons gesprek?”. Dit werkt een stuk beter.

5. Bila checklist

Om het je makkelijk te maken nog even de belangrijkste punten om het bila overleg tussen jou en je collega een boost te geven.

Succes met je volgende bila gesprek. Met deze tips zal je collega beslist beter luisteren.