Zo ga je beter stressbestendig met problemen op het werk om

Werkgevers verwachten naast stressbestendigheid ook flexibiliteit en oplossingsgerichtheid van hun personeel. Medewerkers worden ook beoordeeld op hun vermogen om zich snel aan te passen aan veranderende omstandigheden en om goed om te gaan met tegenslag. Hoe beter je om kunt gaan met problemen en in staat bent om je gedragsstijl aan te passen aan de veranderingen binnen of buiten de organisatie en aan gewijzigde arbeidsomstandigheden, hoe meer dat zal bijdragen aan je professionaliteit. In dit artikel ontdek je hoe je in 4 stappen stressbestendig de problemen op je werk kunt aanpakken.

Coping mechanismen in omgaan met stress

Hoe ga jij om met problemen of veranderingen?

Ben jij je bewust van de manier waarop je reageert als er iets tegenzit ? Dit omgaan met problemen of tegenslag wordt vaak aangeduid met coping, het Engelse woord voor omgaan met. Jouw coping mechanisme bepaalt in sterke mate hoe stressbestendig je bent.

Er zijn verschillende coping mechanismen of stijlen die in het volgende voorbeeld worden uitgelegd.

Stel je zit in de auto op weg naar een afspraak. Opeens begint er een rood lampje te knipperen op je dashboard. Hoe ga jij daar mee om?

Probleem tackelen: Je blijft kalm, stopt bij de eerstvolgende parkeergelegenheid en googelt of zoekt in het autohandboek op wat te doen bij dit signaal. Vervolgens neem je actie.

Met deze copingstijl zie je elk probleem vaak als een uitdaging, ga je er vol in en benader je het rationeel. Je kunt complexe vraagstukken terugbrengen tot behapbare stukjes om daar vervolgens oplossingen voor te vinden. Dit is een bijzonder effectieve manier om met problemen om te gaan.

Hulptroepen inschakelen: je belt snel een bekende met verstand van auto’s en vraagt wat je het beste kunt doen.  Als je deze stijl hanteert, zoek je ondersteuning  en los je problemen graag op in samenwerking met anderen. Ook deze copingstijl kan zeer effectief zijn.

Je kop in het zand steken: je negeert het lampje en wil snel doorrijden naar je afspraak. Je zet je verstand op nul en hoopt dat het vanzelf weer uit zal gaan. Hiermee ontken je eigenlijk dat er een probleem is en gaat het uit de weg. Je pakt problemen liever niet aan met het risico dat het erger wordt. Dit is uiteraard niet zo effectief. De kans is immers aanwezig dat je straks helemaal stil komt te staan.

Afleidingsmanoeuvre verzinnen: je kunt emotioneel echt niet aan dat er uitgerekend nu iets mis is met de auto. Je wilt echt niet te laat komen bij je afspraak! Je zet je favoriete muziek op en zingt enthousiast mee. Door je te richten op andere dingen, probeer je de aandacht van het probleem en je emoties af te leiden. Hiermee los je niets op.

Jezelf de put inpraten: je raakt in paniek van het lampje en verwijt jezelf dat het je eigen schuld is: ‘Oh, nee hè! Had ik nou maar op tijd die onderhoudsbeurt laten doen. Nu zit ik met een probleem als ik te laat kom.’ Je laat je overvallen door het probleem en bent niet in staat om helder te denken door het gepieker en het getwijfel aan jezelf. Deze passieve benadering helpt je ook niet.

Frustraties uiten: achter het stuur begin je te tieren: ‘Dat heb ik dus weer, het zal een keertje goed gaan!’ Je gaat steeds harder rijden en iedereen die niet opschiet wordt van de weg getoeterd. Als je een probleem tegenkomt veroorzaakt dat bij jou spanning en boosheid. Deze emoties reageer je af op je omgeving. Hiermee maak je vaak het probleem erger en werk je niet aan een oplossing. 

De moed erin houden: je stelt jezelf gerust: ‘Het zal wel meevallen, de auto rijdt gelukkig nog lekker door. Er zal wel ergens een draadje los zitten.’ Je ziet overal de zonnige kant van in en bent goed in relativeren. Het kan altijd erger! Deze optimistische stijl mag dan positief lijken maar ook hier blijft het probleem bestaan.

Uiteraard hangt het af van de situatie en de aard van het probleem, welke stijl je zult hanteren, maar meestal heb je wel een voorkeurstijl.

Herken jij jouw eigen stijl?

Samenvattend kun je stellen dat vooral de eerste twee copingstijlen effectieve reacties zijn en bijdragen aan een oplossing van het probleem. De overige zijn slechts een reactie op de gevolgen van het probleem. Als je last hebt van stress door veranderende omstandigheden of problemen op je werk, bestaat de kans dat je door negatieve gevoelens zoals boosheid, angst en verdriet, je eerder richt op het vermijden van die emoties dan op de oplossing van het probleem of hoe je je het beste kunt aanpassen aan een nieuwe situatie.

Van een probleem een uitdaging te maken, yep cliche 🙂

Het klinkt misschien als een cliché om niet in problemen te denken maar in uitdagingen, toch kan het je wel verder helpen.

Sommige problemen kunnen je overweldigen waardoor je er letterlijk gebukt onder gaat en je lichaamshouding spreekt boekdelen. Met een licht gebogen houding en afhangende schouders voel je je vaak machteloos en niet opgewassen tegen je situatie. Terwijl we bij de gedachte aan een uitdaging juist geneigd zijn onze rug te rechten en de mouwen op te stropen. Kom maar op! Dat voelt veel krachtiger en je richt je dan vooral op de oplossing.

Als je wordt geconfronteerd met een probleem, doorloop je eigenlijk altijd drie fasen.

• Allereerst constateer je dat er een probleem is. Je zit in een situatie die je niet prettig vindt. Het kan komen dat je jezelf in de problemen hebt gebracht of dat een ander iets heeft gedaan of nagelaten maar er kan je ook iets overkomen waar je geen invloed op hebt.
• Vervolgens beoordeel je hoe erg het is. Je evalueert de situatie en schat in wat de gevolgen voor jou of jouw omgeving zullen zijn. Daar vorm je dan je mening over. Is dit probleem belangrijk genoeg dat je er iets aan wilt doen of kun je het negeren?
  
  Bij het beoordelen van het probleem hoort ook het inzicht of je er daadwerkelijk iets aan kunt veranderen. Als jij het probleem niet kunt oplossen omdat je er geen invloed op hebt, heeft het weinig zin om je er vol op te storten. Dat veroorzaakt alleen maar frustraties. Je kunt dan wel reageren door je gedachten en opvattingen over dat probleem onder de loep te nemen, om er anders mee om te gaan en stress te verminderen.

• Tot slot bepaal je na alle overwegingen je reactie. Omdat je meestal reageert op de automatische piloot, ben je je vaak niet bewust van deze fasen en ook niet van jouw manier om met problemen om te gaan (coping). Voor je het weet heb je al iets gezegd of gedaan en twijfel je achteraf of dat wel het juiste was. Goed om je bewust te worden van jouw voorkeurstijl.

In 4 stappen meer stressbestendig worden.

1. Probleem analyseren

Na het constateren van een probleem, probeer je de situatie zo neutraal mogelijk tebeoordelen. Waarschijnlijk heb je er een mening over en mogelijk voel je frustratie of angst over wat er is gebeurd. Door een andere kijk op je nieuwe omstandigheden wordt het eenvoudig om met verandering om te gaan. 

Het helpt om even afstand te nemen en het te beschouwen alsof je er zelf buiten staat. Je gevoelens staan dan even op een laag pitje en je kunt helder blijven denken. Stel je zelf bijvoorbeeld de volgende vragen:

• Wat is er precies aan de hand en wat neem je waar?
•  Welke partijen zijn er bij betrokken en hoe belangrijk zijn de gevolgen voor jou?
• Heb jij wel invloed om het probleem op te lossen of kun je slechts je gedachten en meningen over je situatie aanpassen waardoor het minder stress oplevert?

Een mooi voorbeeld is het verplichte thuiswerken tijdens de eerste lock-down door COVID-19. Dat zorgde bij veel van ons voor problemen. Wie nog nooit van Zoom of Teams had gehoord en geen ervaring had met online werken, kon daar gestrest door raken. Ook het creëren van een rustige plek in huis, het verdelen van de taken rondom huishouden, thuisonderwijs en kinderen verzorgen, was aanleiding voor heftige situaties binnen het gezin.  

2. Uitdaging formuleren

Deze vragen kunnen je helpen:

• Heb je al eens eerder met een vergelijkbaar probleem te maken gehad?
•  Wat was toen een goede oplossing?
• Wat je een vriend of collega zou adviseren in dezelfde situatie?

Als je een oplossing in gedachten hebt, formuleer deze dan zo specifiek en helder mogelijk zodat het een haalbaar doel wordt. Als het te veel in een keer is, bedenk dan hoe je het kunt verdelen in stappen.

In het voorbeeld van thuiswerken zou de uitdaging kunnen zijn: Hoe zorg ik ervoor dat ik op een prettige manier zoveel mogelijk mijn eigen werk kan blijven uitvoeren en daarnaast mijn bijdrage binnen het gezin leveren. Om dit vol te houden is het belangrijk dat ik ook de nodige ontspanning zoek.

3. (Andere) aanpak bedenken

Als je doet wat je altijd deed, dan krijg je wat je altijd kreeg, zei Albert Einstein al. De oplossing ligt vaak niet in je oude gewoontes en gedrag, die er juist voor kunnen zorgen dat je in de problemen komt. Zou jouw oude gewoonte zijn om te lange werkdagen te maken ten koste van je privéleven, dan kun je verwachten dat dit je in deze situatie van thuiswerken nieuwe problemen gaat geven.

Andere keuzes zijn nodig in deze noodsituatie. Je doet wat je kunt maar je kunt je aandacht maar op een ding tegelijk richten. Je hebt ook recht op vrije tijd. Door het probleem van een andere kant te benaderen en nieuw gedrag in te zetten, bereik je eerder jouw doel.

Ga uit van wat jij kunt doen om deze situatie te verbeteren en zoek indien nodig hulp en steun bij anderen. Je hoeft het niet altijd alleen op te lossen. Plan wat er volgens jou moet gebeuren en zet de bijbehorende acties uit.

Je zou bij het thuiswerken praktisch gezien kunnen denken aan het aanschaffen van de nodige apparatuur, eventuele vergoedingen door je werkgever voor het inrichten van een werkplek in huis. Je kunt hulp vragen aan collega’s of bekenden die ervaring hebben met online werken en vergaderen.

In overleg met alle gezinsleden een schema maken voor alle taken, maar ook  met elkaar afspreken om pauzes te nemen en samen leuke dingen te doen, die nog wel mogelijk zijn in de lock-down.

4. Effect evalueren

Als je hebt bereikt wat je wilde, neem dan de tijd om te bedenken wat dit je heeft gebracht.

• Heb je het probleem kunnen oplossen, alleen of samen met anderen?
• Is de situatie voor jou persoonlijk verbeterd en draagt het tevens bij aan het organisatiebelang?
• Welke goede eigenschap heb je kunnen inzetten bij deze oplossing? Denk aan organisatietalent, vindingrijkheid of doorzettingsvermogen.

Bewustzijn is de sleutel

Zo word je je bewust van je gekozen weg en aanpak die je perspectief kan bieden voor het omgaan met problemen in de toekomst! En dat is 1 van de beste antistress middelen die je maar kunt bedenken.