4 simpele tactieken om je vergadering interessant te maken

vergadering
Henk Veenhuysen
Door Senior coach
1097 Views

De vergadering is bij uitstek een plaats waar je kunt oefenen met nieuw en ander gedrag. Iedereen ziet het – oh, oh :) – en uit de reacties van je collega’s kun je afleiden of jouw aanpak werkt. Vergaderingen kunnen ook op een andere manier een bijdrage leveren aan je professionele ontwikkeling. In dit artikel 4 interessante tactieken om meer persoonlijke winst uit je vergadering te halen.

VERGADERINGEN? JA ZEKER!

Op je werk heb je allerlei momenten waarop je kunt laten zien wat je in huis hebt. Vergaderingen lenen zich daar bij uitstek voor. Ik weet het: je hebt een soort haat-liefdeverhouding met vergaderingen, een noodzakelijk kwaad, je besteedt je tijd liever ergens anders aan. Er is een goede reden om met bijzondere aandacht je vergaderingen te bekijken. Ze zijn namelijk verbazend goed voor je carrière.

Vergaderingen zijn momenten waarop anderen je letterlijk aan het werk zien. Je kunt je capaciteiten demonstreren en laten zien waartoe je in staat bent. Het is daarmee fysiek bewijs voor alle aanwezigen. Je zult merken dat je daardoor een betere bijdrage levert aan de organisatie waar je werkt.

HET IS GOED VOOR JOU

Daarnaast is het goed voor jou: je toont, actief, wat je talent is, je komt beter uit de verf en je krijgt waarschijnlijk kansen en mogelijkheden om je capaciteiten ook op andere momenten te tonen op je werk.

Download artikel gratis / deel artikel op Linkedin

HOE DOE JE DAT?

De brandende vraag is nu natuurlijk: hoe doe je dat? Hoe zorg je ervoor dat je meer strategisch met vergaderingen omgaat? Rechtstreeks uit de praktijk reik ik je 4 manieren aan:

TACTIEK 1. KIES VOOR EEN ANDER PERSPECTIEF

Je kunt vergaderingen ook op de volgende manieren bekijken:

A. ALS PLATFORM OM JE ZELF TE LATEN ZIEN

De vergadering als een platform om te laten zien wat je kan, speciaal voor die mensen die invloed hebben op je loopbaan en je anders waarschijnlijk te weinig zien. Verplaats je daarbij eens in de positie van de voorzitter van de vergadering. Wat zou hij/zij van je willen weten?

B. OM WERKRELATIES STERKER TE MAKEN

Probeer je eens voor te stellen dat je mag optreden als voorzitter . Je kunt je bedenken dat het voor een voorzitter fijn is om wat hulp te krijgen van de deelnemers (jij dus) aan de vergadering, bijvoorbeeld als de vergadering vastzit en mensen niet meewerken om de vergadering tot een goed resultaat te brengen. Vraag jezelfop zo’n moment eens af wat helpend kan zijn om de vergadering beter te maken en doe dat. Het zal door de voorzitter in dank worden aanvaard! 

C. ALS LEERPLEIN

Je kunt de vergadering ook als leerplein beschouwen. Je kijkt en leert dan van de werkwijze van je collega’s. Observeer eens goed hoe zij met lastige situaties omgaan. Bekijk hoe ze zichzelf in de problemen brengen en hoe ze zichzelf daaruit bevrijden met een weergaloze Houdini-act. Sommigen van je collega’s geven je, gewoon live op de werkvloer, een masterclass als ze tegen de baas vertellen dat het plan wat hij/zij bedacht heeft niet gaat werken. Dit alles zonder dat de relatie met je leidinggevende onder druk komt te staan. 

TACTIEK 2. BEREID JE VERGADERING VOOR

Zonder voorbereiding een vergadering in is een no-no.

Bepaal, voordat je de vergadering in gaat, wat je uit de vergadering wil halen als resultaat. De volgende vragen zijn daarbij helpend:

  • Wie is bij de vergadering aanwezig en welke kwaliteiten van jou kun je aan deze personen laten zien? Voorop blijft natuurlijk het doel van de vergadering staan, het kan echter geen kwaad om ook vanuit het perspectief van je loopbaan te kijken naar de aanwezige deelnemers aan de vergadering.
  • Wat is de reden dat je bij deze vergadering aanwezig bent? Wat is je rol, welke rol wil je spelen? Welke bijdrage wil je leveren?
  • Welke punten wil je naar voren brengen of bijdragen? Wat wil je leren?
  • Op welke wijze ga je je verder inhoudelijk voorbereiden? Zonder voorbereiding een vergadering in is eigenlijk een no-no.

TACTIEK 3. ER NAAR TOE GAAN

Er zijn 2 aspecten die van belang zijn en een relatie hebben met het naar een vergadering toe gaan. Het zijn eigenlijk allemaal professionele gedragsdingetjes.

A. MENTAAL AANWEZIG ZIJN

Je kunt op twee manieren naar een vergadering gaan: fysiek en mentaal. Gek genoeg zijn deze 2 niet altijd gelijktijdig aanwezig. Dus als je voor vergadering wordt uitgenodigd, ga dan of meld je af. Als je gaat, zorg je er dan voor dat je ook mentaal aanwezig bent.

B. OP TIJD AANWEZIG ZIJN

Op tijd op een vergadering zijn is een teken van respect naar je collega’s. Dus niet even snel nog wat afmaken maar gewoon op tijd naar de vergadering gaan. Kan het echt niet anders? Stuur dan even een berichtje naar de voorzitter en vraag deze om aan het begin van de vergadering aan te geven dat je om goede redenen later aanschuift. Het zorgt ervoor dat je niet als een dief in de nacht naar binnen hoeft te sluipen.

TACTIEK 4 DE KUNST VAN HET ACTIEF DEELNEMEN

Gun jezelf ook het goede moment van glorie J. Actief deelnemen is veel meer dan een geconcentreerd luisteraar zijn of goede vragen stellen. Hieronder 5 ideeën uit de praktijk van alledag:

A. HET GOEDE MOMENT

Welk moment kies je om jouw bijdrage te leveren? Dit is vooral een kwestie van timing. Je bijdrage kan bijvoorbeeld bestaan uit het delen van informatie die relevant is op dat moment van de discussie. Je kunt ook de vraag die je wil stellen inzetten op het moment dat het onderwerp van de vergadering wat meer resultaatgericht mag worden. Het goede moment zijn die momenten om jouw toegevoegde waarde te laten zien.

B. EXPERIMENTEER IN DE VERGADERING

Experimenteer met het actief deelnemen op verschillende momenten in de vergadering. Waar voel je jezelf het beste bij? Denk bijvoorbeeld eens aan de volgende mogelijkheden en probeer ze allemaal gewoon eens uit:

  • Aan het begin van de vergadering om bijvoorbeeld de spanning bij jezelf weg te nemen als je nog niet eerder het woord hebt genomen
  • Midden in de discussie om je punt toe te voegen en/of om een standpunt verder duidelijk te maken
  • Aan het einde van de vergadering waarin je gelegenheid hebt om bijvoorbeeld samen te vatten, alle ideeën op een rijtje zetten en/of overeenstemming te bereiken over de stappen die gezet moeten worden.

C. ACTIEF DEELNEMEN IS EEN MUST

Actief deelnemen heeft zo zijn voordelen. Je kunt de lijn van de discussie goed volgen en veel beter inspelen op de situatie die gevraagd wordt tijdens de vergadering. Met actief deelnemen bedoel ik dat je er ook echt bent. Als je ooit iets van een cursus mindfullness hebt gedaan begrijp je het concept van ‘in het moment zijn’; dat is wat je nodig hebt om actief deel te nemen.

OMARM JE VERGADERINGEN

Voor meer plezier in je werk en een leukere carrière is het beter dat je niet onder het maaiveld verdwijnt bij een vergadering. Het is de een mooie manier om jezelf te tonen met alles wat je in huis hebt als professional. Daarnaast leer je bij deze wijze van vergaderen meer en het geeft meer genoegdoening.

Succes met het uitproberen!

Wil je meer tips over dit onderwerp ontvangen?

Wekelijks schrijf ik of mijn collega's blogs met handige tips en ideeën. Je kunt dan zelf een stap zetten om beter te worden in je werk. Wil je, net zoals ruim 5000 abonnees, 1 keer per maand op de hoogte gehouden worden als er nieuwe tips zijn? Vul dan hieronder je email adres in. Fijne dag, Henk.

  • Door je in te schrijven ga je akkoord met ons privacy- en cookie-beleid.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
AANBEVOLEN ARTIKELEN