Oh jee, ze willen dat ik voorzitter van de vergadering word, wat nu?

voorzitter van de vergadering
Henk Veenhuysen
Door Senior coach
560 Views

De meeste professionals zien vergaderen als tijdverspilling. Vergaderen is soms noodzakelijk en één ding is zeker: ze zullen nooit verdwijnen. In dit blog maak ik je duidelijk waarom juist jij een goede voorzitter van de vergadering kunt, misschien wel moet worden. Daar heb je zelf profijt van en het is ook beter voor je organisatie.

Onderzoek (2016, Journal of Leadership Studies) heeft aangetoond dat leiderschapsgedrag een cruciale factor is voor een goede vergadering. Het leidt ook tot meer tevredenheid bij je collega’s. Deze uitkomst komt, denk ik, niet als een verrassing. Toch vergeten de meeste voorzitters hoe belangrijk hun eigen rol is tijdens de vergadering. Een goede vergadering leiden is lastig en als dit niet goed gaat heeft iedereen daar last van.

Dit zijn de 6 redenen waarom je als professional kunt groeien als voorzitter van de vergadering.

1. JE LAAT JEZELF MEER ZIEN

De vaardigheid om goede vergaderingen te leiden is een vaardigheid die je inhoudelijke kennis overstijgt. Een expert zijn (zoals bijvoorbeeld marketing) is belangrijk, maar als je alleen maar een expert bent dan kom je er niet. Als je naast je inhoudelijke expertise ook in staat bent om gesprekken de faciliteren, dan worden die vergaderingen zoveel beter en laat je jezelf veel beter zien als professional.

2. JE VERBETERT JE PROFESSIONALITEIT

Je collega’s zullen jouw vaardigheid, om hun tijd tijdens de vergadering productief te besteden, waarderen. Helemaal als je dit doet zonder veel aandacht te besteden aan jezelf of je vaardigheden. Je staat gewoon bekend als iemand die een vergadering goed kan leiden.

3. JE CREËERT GOEDE RELATIES

Omdat jij de voorzitter bent bereid je je voor. Je bepaalt in samenspraak met je collega’s de agenda. Het geeft je je inzicht in wat je collega’s werkelijk belangrijk vinden. Daarnaast wordt de relatie met je collega’s versterkt omdat zij zich gehoord voelen. Als het je lukt dit te doen, bouw je een collegiaal netwerk op waar je ook buiten de vergadering wat aan hebt.

4. BUITEN DE DISCUSSIE BLIJVEN

Het leiden van een bijeenkomst vraagt kennis en deskundigheid van de groepsdynamica. Bijvoorbeeld als iemand een bijdrage aan het gesprek wil leveren, als er een actie aan iemand toegewezen moet worden of als het gesprek een andere richting op gaat.

Als je een bijeenkomst leidt is het daarom handig om je eigen ideeën en vragen in eerste instantie voor jezelf te houden en je te focussen op de input en gedachten van de anderen.

TIP voor de voorzitter van de vergadering

Het is dus beter om: minder vaak te onderbreken, om actief, diepgaand te luisteren en om je eigen ideeën of ervaringen even voor jezelf te houden. Dit zijn belangrijke leiderschapskwaliteiten zowel voor, tijdens maar ook buiten de bijeenkomst.

10 ideeën voor een beestachtig goede vergadering.

5. JE VERGROOT JE NETWERK

Als je binnen de organisatie gezien wordt als iemand die effectief vergaderingen kan leiden, zul je wellicht ook gevraagd worden te helpen met andere bijeenkomsten. Natuurlijk wil je er niet je beroep van maken, maar het leiden van één of twee bijeenkomsten per maand voor andere delen van de organisaties vergroot je netwerk en je kennis van andere functies.

6. Je helpt je manager

Het aanbieden om de volgende bijeenkomst te leiden vind je leidinggevende waarschijnlijk prettig. Vele managers hebben simpelweg onvoldoende tijd om vast te stellen welke items op de agenda dienen te worden gezet en op welke wijze een breder draagvlak gecreëerd kan worden voor het beleid wat uitgevoerd moet worden.

Er is nog een voordeel als jij de discussie faciliteert: je leidinggevende kan dan aanwezig zijn zonder afgeleid te worden om de gesprekken op het juiste pad te houden. Als je leidinggevende zich volledig kan focussen op de inhoud, geeft dit de mogelijkheid voor hem/haar om de nuances (zowel de verbale als non-verbale) van de aanwezigen op te pikken. Hij/zij kan daardoor vanuit het organisatie-perspectief aanvullende informatie geven als dat nodig is.

Groeien als professional

Door je te bekwamen in het leiden van effectieve vergaderingen kun je als professional groeien. Je collega’s zullen je waarderen omdat zij zich realiseren dat ze niet meer geplaagd worden door tijd verspillende bijeenkomsten. Misschien worden ze wel door jou geïnspireerd!

Meer blogs lezen over goed en effectief vergaderen?

 

Wil je meer tips over dit onderwerp ontvangen?

Wekelijks schrijf ik of mijn collega's blogs met handige tips en ideeën. Je kunt dan zelf een stap zetten om beter te worden in je werk. Wil je, net zoals ruim 5000 abonnees, 1 keer per maand op de hoogte gehouden worden als er nieuwe tips zijn? Vul dan hieronder je email adres in. Fijne dag, Henk.

  • Door je in te schrijven ga je akkoord met ons privacy- en cookie-beleid.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
AANBEVOLEN ARTIKELEN