Email box te vol? Verklaar hem vandaag failliet!

Je email box onder controle houden is niet eenvoudig. Net als je denkt dat je bij bent met je mails en de zaak onder controle lijkt ga je even een weekje weg. En, boem, je email-box is weer geëxplodeerd.

Mij overkwam het na de vakantie. Wat nu?

Googelend over het internet kom je de leukste en de handigste tips tegen. Ik heb er een paar voor je verzameld waarvan ik zelf zei: dat wil ik wel uitproberen. Dit zijn ze:

Stap 1. Verklaar je emailbox vandaag nog failliet

Als je inbox volledig is ontploft en je het gevoel hebt dat je er geen enkele controle meer over hebt dan kun je de mailbox failliet verklaren. Bijt even door de zure appel heen en doe het gewoon. Selecteer al die emails en klik op ‘verwijderen’.

Het lijkt eng maar is het eigenlijk niet. Als je eerlijk bent dan is de kans dat je de emails gaat beantwoorden een dikke 0%. Begin opnieuw met een frisse start en een lege emailbox.

Zelf heb ik het gedaan. Ik heb alleen de mails van de afgelopen maand gearchiveerd en de rest: poef, verwijderd. Het was fantastisch. Opeens overzicht en een gevoel van “ik ben bij”.

Stap 2: Houd je inbox leeg

Het zal wel iets psychologisch zijn maar ik vind een schone, lege inbox heerlijk. Elke dag lees je door de nieuwe mailtjes heen. Je hoeft niet meer te zoeken naar dat ene mailtje wat belangrijk was en verstopt zit tussen de rest.

Na je faillissement is het dus zaak om de box leeg te houden. Lees snel verder hoe je dat kan doen.

Stap 3: Raak je email 1 keer aan

Deze tip vind ik zelf erg goed werken. De tip komt eigenlijk uit de sport. Om snelheid in het spel te krijgen leren de spelers (hockey, voetbal) om de bal 1 keer te raken. Dit kun je ook bij je emailbox doen. Zo werkt het:

1. Open eenmalig het bericht
2. Bekijk het bericht
3. Beslis meteen wat je met de email doet

Vooral het laatste is van cruciaal belang. Dus niet doorlezen en dan naar het volgende bericht maar meteen iets met het bericht doen.

Als je dit niet doet dan moet je waarschijnlijk later de mail nog een keer lezen. Dat is tijdverlies en ook vermoeiend.

Snel beslissen wat je met een email doet kun je doen met stap 4: email-triage.

Stap 4: Verleen 1e hulp met email triage

Artsen gebruiken de triage methode om de urgentie van een patient te bepalen. Deze urgentie methode is ook prima toepasbaar voor je email box. Het is een mooie manier om je inmail-box leeg te houden. Hoe werkt het?

Maak voor elke mail direct een keuze uit de onderstaande mogelijkheden:

1. Reageer direct. Als je binnen drie minuten een antwoord kunt geven op de mail doe het dan meteen. Niet wachten, maar vooruit met de geit. (Natuurlijk wel even opletten hoe je het opschrijft.) Daarna meteen archiveren
2. Plan het bericht. Dit is voor berichten die wat meer tijd vragen. Verplaats deze berichten naar een speciale mailbox. Bij mij heet deze mailbox: “deze week doen”. Het grote voordeel? Alle taken overzichtelijk bij elkaar en mijn inbox leeg!
3. Archiveer het bericht direct. Dit doe je met berichten waar je niets mee hoeft maar die je wel wil bewaren. Archiveren kan in een digitaal dossier of gewoon allemaal in een mailbox die je speciaal daarvoor hebt aangemaakt. De meeste email programma’s kennen een sterke zoekfunctie. Je kunt je berichten dus altijd terugvinden als je ze nodig hebt. Het belangrijkste voordeel van archiveren? Je inbox blijft mooi leeg!
4. Verwijder het bericht direct. Heb je het bericht echt nodig? is het voor jou? Als je meteen weet dat je er niks mee doet verwijder dan de mail onmiddellijk. 

Stap 5 Uitschrijven is niet verboden

Leuk natuurlijk, al die nieuwsbrieven met interessante tips en handigheidjes. Waarschijnlijk ben je, net zoals ik, geabonneerd op heel wat nieuwsbrieven. Bekijk deze nieuwsbrieven eens nauwgezet.

Misschien zitten er nieuwsbrieven tussen waar je al lang op bent geabonneerd maar die niet meer interessant voor je zijn. Aarzel niet om je af te melden. Vaak kan dat eenvoudig door middel van de afmeldknop (unsubscribe). Deze knop is verplicht bij elke toegezonden nieuwsbrief. Tref je deze knop niet aan? Zet het bericht dan bij de spamberichten. Je hebt er nooit meer last van!

Stap 6 gebruik ‘einde bericht’

Soms stuur je collega’s een bericht als reminder. Bijvoorbeeld: “vandaag om 13 uur vergadering met projectteam in kamer 101 (einde bericht)”

De toevoeging van tekst “einde bericht” betekent dat er verder niets in de email staat en dat je geen antwoord verwacht. Wat in het onderwerp staat van de email is de boodschap en verder niets.

Handig voor je collega’s en het bespaart weer wat tijd in het doornemen van je emailbox. Gebruik dus wat vaker de term “einde bericht” bij korte mededelingen via de mail.

Stap 7 Plan het doornemen van je mailbox

Plan het doornemen van je mailbox op een vast tijdstip. Misschien even een lastig dingetje. Nieuwsgierig als we zijn willen we elk e-mailtje bekijken wat voorbijkomt. Het helpt natuurlijk ook al niet als je de notificatie aan hebt staan. Je kunt deze uitzetten.

Mijn planning is dat ik op het einde van elke ochtend en middag op een vast tijdstip, in een kwartier, de mail doorneem. Voor mij is dat voldoende. Voor jou zou ik zeggen: kies je eigen schema wat het beste voor je werkt.

En denk eraan: alle mail 1 keer bekijken en er iets mee doen.

Gaat dit werken ….?

Ik ben nu zelf 4 weken bezig met deze stappen en eerlijk is eerlijk: ik ben enthousiast en het werkt! Heerlijk om elke dag tegen een praktisch lege inbox aan te kijken.

Wat me ook opvalt is dat ik het een beetje een sport vind om de box zo snel mogelijk leeg te krijgen. Ik zou zeggen de moeite waard om het te proberen.