De 7 eigenschappen van een effectieve vergadering

effectieve vergadering
Henk Veenhuysen
Door Senior coach
1413 Views

Ha vergadertijger :) Ken jij het recept al voor een rampzalig slechte vergadering? Hier is het recept: zorg ervoor dat er (1) meer vergaderingen gepland zijn dan strikt noodzakelijk. (2) Maak een slechte planning voor deze vergaderingen en (3) zorg ervoor dat de vergaderingen niet goed geleid worden. Als je deze drie kenmerken combineert dan kan ik je garanderen dat je aan het einde van de maand uitgeput bent en samen met jou 54% van je collega’s (Rogelberg, 2016). Het gaat ten koste van de samenwerking, het resultaat en niet te vergeten: het is niet goed voor jouw werk- en bloeddruk.

Maar geen paniek. Dit zijn de 7 eigenschappen van effectieve vergaderingen.

1. graag een agenda (van te voren s.v.p.)

Zomaar willekeurig een onderwerp in de vergadering bespreken leidt zelden tot resultaat. Dat is geen hogere wiskunde. Een agenda is dus niet alleen handig maar ook noodzaak. Een agenda maken doe je als volgt: maak eerst een totaallijst van onderwerpen die je wil bespreken. Zorg ervoor dat deze onderwerpen voorbereid zijn met b.v. een notitie of ander noodzakelijk materiaal.

Handig om dit materiaal voorafgaand aan de vergadering toe te sturen naar alle deelnemers. Tot slot raad ik je aan in de uitnodiging van de vergadering toe te lichten waarom deze vergadering plaats vindt.

Tips: (1) geen agenda ontvangen? stuur een mail naar de voorzitter met daarin de vraag om de agenda toe te sturen zodat je je kunt voorbereiden. (2) Plan voor de vergadering wat tijd in om je voor te bereiden.

2. check de deelnemerslijst

Het is belangrijk dat je exact weet wie er bij de vergadering aanwezig is. Bij veel vergaderingen die niet goed lopen is vaak de sleutelpersoon niet aanwezig. Denk bijvoorbeeld aan de manager of de opdrachtgever. Je loopt hierdoor risico dat je geen besluiten kunt nemen.

Wat ook van belang is het aantal deelnemers. Aarzel niet om deze groep klein te houden. Wie moet er echt bij aanwezig zijn? Het doel van iedere vergadering is om besluiten te nemen en om het werk gedaan te krijgen. Daarvoor moeten de goede mensen aan tafel zitten.

Tip: (1) bekijk snel even de deelnemerslijst voordat je de vergadering binnenloopt. Dan weet je wat je kunt verwachten.

3. de vergadering is tot 13 uur en geen minuut langer

Aarzel niet om op de tijd te letten. Het is een belangrijk kenmerk voor een goede vergadering. Als voorzitter moet je onthouden dat in de tijd dat iemand in de vergadering is hij/zij niks anders kan doen. Het is belangrijk om goed met deze tijd om te gaan voor een effectieve vergadering.

Tips: (1) start de vergadering op tijd en sluit bij voorkeur af enkele minuten voor de afgesproken tijd. (2) Vraag iemand in de vergadering om de tijd in de gaten te houden. (3) Zorg ervoor dat je 5 minuten voor aanvang van de vergadering er bent.

 4. Parkeer de “zijpaden” in de vergadering

In vergaderingen laten deelnemers zich soms verleiden om van het hoofdonderwerp af te dwalen. Dat is niet erg zolang je als voorzitter ervoor zorgt dat deze zijpaden op een goede en charmante manier ‘geparkeerd’ worden. Je blijft zo de focus houden op het hoofdonderwerp. Zorg wel voor follow up van de onderwerpen die je op de parkeerplek zet.

Zo parkeer je op een goede manier:

  1. Geef bij de start aan wat het onderwerp van de vergadering is. Nodig iedereen uit om zich te houden aan deze agenda.
  2. Leg de agenda voor je neus zodat je terug kunt vallen op de structuur.
  3. Behandel elk agendapunt. Niet behandelen betekent niet belangrijk.
  4. Kijk niet alleen naar de inhoud van de discussie maar ook hoe het proces van de vergadering verloopt. Draagt iedereen bijvoorbeeld bij?
  5. Als iemand een interessant punt naar voren brengt, dat niet gerelateerd is aan de agenda, bedank dan deze persoon. Parkeer de opmerking charmant en met respect en zeg toe wat je met het punt gaat doen.

Tip: je kunt letterlijk een parkeerplaats maken door deze punten op een flipover te verzamelen.

5. Maak gebruik van de wandelgangen

In sommige vergaderingen worden grote en serieuze beslissingen genomen. Bij dit type vergaderingen kun je kiezen om met de deelnemers alvast 1 op 1 te overleggen. Je informeert ze voor. Het kost wat tijd maar het vergroot de kansen op succes en het verkleint mogelijke verrassingen voor dat belangrijke project.

6. Maak zelf aantekeningen

Bij goede vergaderingen worden natuurlijk notulen gemaakt. Je zou daarop kunnen vertrouwen maar lang niet altijd staat daarin precies wat voor jouw werk relevant is. Het maken van eigen aantekeningen is daarom een belangrijke vergadertechniek. Check het maar eens bij je eigen vergaderingen. Bijna niemand doet dit. Maak vooral aantekeningen over de vragen en opdrachten die je krijgt.

Mijn persoonlijke opvatting is dat je het beste aantekeningen kunt maken op papier i.p.v. op je laptop. Het houdt je aandacht beter bij de vergadering en het biedt meer mogelijkheden om goed met je collega’s van gedachten te wisselen.

Tips: (1) geef bij het begin van de vergadering aan op welke wijze er notulen gemaakt worden en wat daar in staat. Iedereen weet dan wat hij/zij aan eigen aantekeningen bij moet houden. (2) Maak je eigen aantekeningen gewoon op het papier waar de agenda op staat. Lekker praktisch.

7. Follow up!

Misschien wel de belangrijkste eigenschap van vergaderen: het opvolgen van de gemaakte afspraken. Het zorgt voor continuïteit en reduceert de stress van jezelf en die van anderen.

Tip: (1) doe de kleine dingen die je hebt toegezegd meteen dezelfde dag: bijvoorbeeld een e-mailtje of telefoontje. (2) Als je iets belangrijkers of groters moet doen, wat meer tijd kost, plan dit dan in. 

Check je eigen vergadering

Check je eigen vergadering aan de hand van deze 7 eigenschappen. Ben benieuwd wat er uitkomt!

Wil je meer tips over dit onderwerp ontvangen?

Wekelijks schrijf ik of mijn collega's blogs met handige tips en ideeën. Je kunt dan zelf een stap zetten om beter te worden in je werk. Wil je, net zoals ruim 5000 abonnees, 1 keer per maand op de hoogte gehouden worden als er nieuwe tips zijn? Vul dan hieronder je email adres in. Fijne dag, Henk.

  • Door je in te schrijven ga je akkoord met ons privacy- en cookie-beleid.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
AANBEVOLEN ARTIKELEN