Hoe schrijf je een email? 5 ijzersterke tips om misverstanden te voorkomen

Vast wel eens meegemaakt: briesend van woede staat je collega voor je neus en zegt tegen je: ‘heb je die email gelezen? Nou dat kan echt niet wat hij daar schrijft, zo ongenuanceerd. Ik ben er echt heel boos over.’ Een zakelijke email schrijven, of een whatapp komt zeer nauw. Voordat je het weet schrijf je iets wat je niet bedoelt hebt. In dit blog geef ik je antwoord op de vraag: hoe schrijf je een goede email? 

Email & whatsapp is handig

Gemak dient de mens en het is logisch dat onze dagelijkse face-to-face communicatie makkelijk en vlug vervangen wordt door allerlei on-line mogelijkheden. Het bespaart tijd. Iedereen begrijpt dat als je on-line communiceert je geen extra informatie kunt geven bijvoorbeeld in de vorm van lichaamstaal of de toon van je stem. Maar dat gaat niet altijd even goed

Het gaat snel verkeerd

Het is dan echt heel makkelijk om bijvoorbeeld een email, een whatsappje of een tweet verkeerd te interpreteren, gewoon omdat die extra informatie er niet is. Toch gebeurt het regelmatig dat er een minimaal een misverstand ontstaat en in het slechtste geval een flink conflict als gevolg van een ogenschijnlijk “rotte” email. En eerlijk is eerlijk: niets gaat een persoonlijk gesprek te boven.

5 ideeën om een goede mail te schrijven

In dit blog biedt ik je 5 ideeën om je on-line communicatie sterk en effectief te maken. Nog steeds kan het dan natuurlijk mis gaan maar de kans wordt in ieder geval beduidend kleiner als je deze tips toepast.

blog gaat verder na de foto

E-mail tip 1: hoe begin je een email?

Verplaats je in de positie van de ander

Zodra je van plan bent om de mail te schrijven verplaats je je even in de positie van de ander. Het maakt namelijk uit aan wie je de mail stuurt, collega de hoogste baas of een klant. Je zou kunnen zeggen dat hoe drukker de persoon aan de andere kant van het web is hoe beknopter je eigenlijk moet zijn.

Maak meteen je punt

Begin dus niet met een lang verhaal van de hele voorgeschiedenis. Maak in het kort je punt en beschrijf precies wat je van deze drukke persoon wil en wat zijn/haar voordeel is om mee te werken. Hoe duidelijker je bent hoe kleiner de kans wordt dat je informatie verkeerd wordt geïnterpreteerd.

Email tip 2: Beoordeel je “toon” en gebruik emotiewoorden

Als je eenmaal je mail geschreven hebt lees deze dan nog een keer goed over. Let dan vooral op de toon. Dit is echt niet makkelijk omdat de toon per definitie lastig te herkennen is in een email. Gebruik vooral geen emoticons of iets dergelijks.

Je kunt in plaats daarvan beter naar je woordkeuze kijken en de mogelijke nuanceringen die je aan kunt of wilt brengen. Wat ik zelf doe is gebruik maken / toevoegen van emotie-woorden in mijn communicatie met anderen.

Email tip 3: Geef een beetje context

Zoals je weet ben ik blij met de moderne hulpmiddelen. Het maakt dat ik mijn werk makkelijk kan doen. In een e-mail kan het echter een verkeerde vooronderstelling zijn dat “iedereen wel begrijpt waar je naar toe wil”.

Leg kort uit

Neem de moeite om je lezer-collega even “in-de-loop” te nemen. Dat doe je door in je email de moeite te nemen om context in je e-mail te plaatsen. Dit lijkt in tegenspraak met tip nr 1 om geen enorme voorgeschiedenis te beschrijven, maar dat is iets anders dan de context beknopt weergeven.

Geef aan wat je verwacht

Vervolgens kun je dan prima het verzoek of de stappen aangeven die je van iemand verwacht. De lezer zal beter begrijpen waarom je de mail stuurt en wat je van hem of haar verwacht.

Email tip 4: Tel tot 10 en adem rustig door…

Als je dan toch een email hebt gekregen die het bloed onder je nagels vandaan heeft gehaald is het tijd voor de ‘cooling down’ strategie. Niets is natuurlijk zo lekker om meteen en direct een reply te sturen en de email te beantwoorden in dezelfde stijl als de schrijver.

Neem een time-out

Een directe reply is wel lekker maar meestal niet goed voor de verstandhouding.

Hoe groot de time-out moet zijn hangt van de situatie, maar doorgaans is het wijsheid er een nachtje over te slapen … Als je dit doet zul je merken dat je je makkelijker kunt verplaatsen in het standpunt van de zender van de email.

Blog gaat verder na de foto

Neem het niet te letterlijk

Je komt er wellicht achter dat hij het goed bedoelde, het kwam alleen een beetje rot uit zijn e-mail strot. Of je hebt gewoon meer gelezen dan er feitelijk stond. We zijn tenslotte maar mensen, nietwaar?

Email tip 5: toch maar even een afspraak maken of bellen

Dit maak ik echt vaak mee in mijn praktijk. Er wordt dan eindeloos naar elkaar ge-maild en langzamerhand ontspoort dan de goede relatie.

Loop gerust even langs

Als je maar enigszins het idee hebt dat de e-mail wisseling uit de klauwen loopt aarzel dan niet om jezelf van je beste kant te laten zien en loop er even langs of maak een echte afspraak (even elkaar in de ogen kijken). Val dan niet meteen aan maar vraag gewoon langs je neus wat die persoon nou precies bedoelde.

Je zult merken dat dit meteen de lucht klaart. Kost je max 5 minuutjes en misschien kun je meteen gezellig een bakkie doen.

Samenvatting: hoe schrijf je een email?

Nog even in het kort en als geheugensteuntje:

1. Verplaats je in de ander
2. Beoordeel je toon want dat is lastig over te brengen
3. Geef een beetje context zodat de ander het beter begrijpt
4. Slaap er een nachtje over voordat je reply stuurt
5. Maak ook een afspraak of bel als dat beter uitkomt

Als je net even wat meer tijd en aandacht besteed aan je online etiquette hoe je een whatsapp of email schrijft dan zul je merken dat dit je tijd scheelt en dat het de verstandhouding tussen jou en je collega’s ten goede komt.