10 time management tips die eenvoudig werken

Altijd maar druk en 28 uur nodig hebben terwijl een dag maar 24 uur duurt? Is dit herkenbaar? Dan is het hoog tijd om slimmer te gaan werken i.p.v. harder. Met deze 10 time management tips voor slimmer werken kun je weer toekomen aan datgene waar je goed in bent.

Tijdsdruk zit vaak tussen de oren. Vaak gaat het over de perceptie het druk te hebben terwijl dit in de praktijk, door er op een andere manier of slimmer mee om te leren gaan, best wel meevalt. Je zult merken dat door slimmer werken, structuur in je werkzaamheden aanbrengen en bewuster plannen, je veel tijd kunt besparen. Je kunt beginnen met deze time management tips

1. Meten is weten bij time management

Voordat je met time management aan de slag gaat is het belangrijk te weten waar het probleem precies zit. Begin als nulmeting met het bijhouden van al jouw werkzaamheden gedurende 1 of 2 weken. Maak hier een overzicht van en hou bij hoeveel tijd je besteedt aan deze werkzaamheden.

Begin bij de Quick wins

Vergeet niet het lezen en behandelen van e-mail hierin mee te nemen. Hou ook bij hoeveel onderbrekingen, b.v. pauzes, telefoontjes, of die collega die altijd een praatje komt houden, er waren. Is het overzicht klaar? Neem dan wat tijd om het overzicht te bekijken en identificeer de zogenaamde ‘quick wins’, die dingen die je nu al kunt doen (of laten) die jou direct tijdwinst opleveren.

2. Welk resultaat wil je behalen?

Stap 2 is misschien wel de belangrijkste stap die je met time management kunt behalen. Door niet te weten waar je naar toe gaat ben je richtingloos. Door resultaatgericht te werken geeft je sturing aan alles wat je doet. Als je namelijk het resultaat helder en duidelijk hebt geformuleerd kun je richting bepalen en al jouw werkzaamheden hieraan toetsen.

3. Doelen stellen

Nu je jouw resultaat helder en duidelijk hebt gedefinieerd kun je doelen gaan stellen. Je moet daarbij wat strategisch denken; maak een overzicht van de doelen die je op korte, middellang en lange termijn wilt behalen. Let op dat deze doelen in overeenstemming moeten zijn met het resultaat dat je wilt behalen.

Smart is niet nieuw maar werkt echt

Zorg dat de doelen die je stelt SMART zijn. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Wil je daar een eenvoudige versie van? Zorg er dan voor dat je doel gericht is op actie / in beweging komen.

4. Prioriteiten stellen

Ben jij ook zo iemand die alles direct aanpakt wat op zijn bordje komt? Door de juiste prioriteiten te stellen maak je onderscheidt tussen de belangrijkere zaken en dat wat nog wel even wachten kan. Je kunt prioriteiten stellen met cijfers (1 = Hoog, 2 = Middel, 3 = Laag), woorden/letters (Hoog, Middel, Laag) of met kleuren (Rood, Oranje, Blauw). Gebruik dat wat voor jou het beste werk.

5. Beste van alle time management tips? ‘Nee zeggen’

Eén van de dingen die direct en heel veel tijdwinst opleveren is leren om ‘nee’ te zeggen. Doe alleen de werkzaamheden die daadwerkelijk bij jou horen. Het is natuurlijk erg vriendelijk en collegiaal om even die collega te helpen maar als dit ten kosten gaat van jouw eigen werk is het de hoogste tijd om hiermee te stoppen. Het woord ‘Nee’ staat gewoon in het Nederlands woordenboek, maak er dus gebruik van.

6. Maak een dag, week en maandplanning

Het resultaat is gedefinieerd en de doelen en prioriteiten zijn bepaald. Nu is het tijd om dit te vertalen naar een goede dag, week en maandplanning. Door een goede planning te maken geef je structuur aan je werkzaamheden en voorkom je dat je dingen onnodig gaat uitstellen.

blog gaat verder na de foto

Plan jezelf niet voor de volle 100% in maar hou ook rekening met mogelijke uitloop van werkzaamheden, onverwachte zaken en ad-hoc klussen. Geef jezelf ook de ruimte om even niets te doen zodat je weer kunt opladen.

7. Delegeren, uitbesteden en automatiseren

Niet alles waar jij verantwoordelijk voor bent dien je ook zelf uit te voeren. Dit is nogal eens een valkuil waar veel beginnende managers intrappen. Vaak kun je, of moet je juist, een taak aan iemand anders uitbesteden. Door hier efficiënt mee om te gaan kun je productiever zijn en bespaar je tijd.

Je kunt niet alleen werkzaamheden uitbesteden aan andere mensen maar deze ook zelf gaan automatiseren. Denk hierbij aan het gebruik van templates, macro’s en alles wat je met een computer kunt doen of waarmee je je werk slimmer kunt uitvoeren. Je kunt hierdoor vele uren per week besparen.

8. E-mail

Wist je dat e-mail één van de grootste tijdverslinder is? Je zult waarschijnlijk al gemerkt hebben dat het erg verleidelijk is om binnenkomende mail direct te gaan lezen en te behandelen (met potentieel risico op (email) misverstanden.) Door ook hier meer structuur in aan te brengen kun je veel tijd besparen.

Structuur aanbrengen in je email

Plan tijd om je mail te behandelen, juist het ad-hoc bekijken van je mail kost veel tijd. Behandel binnenkomende mail net zoals je andere binnenkomende werkzaamheden zou behandelen. Koppel aan je emails een prioriteit en een taak en plan het in als je het niet direct kunt behandelen.

9. Snellezen

Wanneer je voor je werk veel teksten moet lezen dan is leren snellezen dé oplossing waarmee je veel tijd kunt besparen. Snellezen / speedreading is een vaardigheid, net als fietsen. Om deze vaardigheid echt goed onder de knie te krijgen kan je het beste een cursus volgen.

10. Werk nooit met to-do lijstjes

Ga het wiel niet opnieuw uitvinden

Er zijn veel goede boeken beschikbaar vol time management tips met een schat aan informatie en vol nuttige tips voor slimmer werken. Maak hier gebruik van of laat je coachen of trainen om effectiever en met meer resultaat te kunnen werken.