Oh jee, ze willen dat ik voorzitter van de vergadering word, wat nu?
De meeste professionals zien vergaderen als tijdverspilling. Vergaderen is soms noodzakelijk en één ding is zeker: ze zullen nooit verdwijnen. In dit blog maak ik je duidelijk waarom juist jij een goede voorzitter van de vergadering kunt, misschien wel moet worden. Daar heb je zelf profijt van en het is ook beter voor je organisatie.
Onderzoek (2016, Journal of Leadership Studies) heeft aangetoond dat leiderschapsgedrag een cruciale factor is voor een goede vergadering. Het leidt ook tot meer tevredenheid bij je collega’s. Deze uitkomst komt, denk ik, niet als een verrassing. Toch vergeten de meeste voorzitters hoe belangrijk hun eigen rol is tijdens de vergadering. Een goede vergadering leiden is lastig en als dit niet goed gaat heeft iedereen daar last van.
De 25 beste vragen om te coachen op je werk
Soms vraagt een medewerker of collega om hulp. Natuurlijk wil je helpen. Met deze 25 resultaatgerichte coachvragen komt je medewerker, collega gegarandeerd een stap verder.
Dit zijn de 6 redenen waarom je als professional kunt groeien als voorzitter van de vergadering.
1. Je laat jezelf meer zien
De vaardigheid om goede vergaderingen te leiden is een vaardigheid die je inhoudelijke kennis overstijgt. Een expert zijn (zoals bijvoorbeeld marketing) is belangrijk, maar als je alleen maar een expert bent dan kom je er niet. Als je naast je inhoudelijke expertise ook in staat bent om gesprekken de faciliteren, dan worden die vergaderingen zoveel beter en laat je jezelf veel beter zien als professional.
2. Je verbetert je professionaliteit
Je collega’s zullen jouw vaardigheid, om hun tijd tijdens de vergadering productief te besteden, waarderen. Helemaal als je dit doet zonder veel aandacht te besteden aan jezelf of je vaardigheden. Je staat gewoon bekend als iemand die een vergadering goed kan leiden.
3. Je creëert goede relaties
Omdat jij de voorzitter bent bereid je je voor. Je bepaalt in samenspraak met je collega’s de agenda. Het geeft je je inzicht in wat je collega’s werkelijk belangrijk vinden. Daarnaast wordt de relatie met je collega’s versterkt omdat zij zich gehoord voelen. Als het je lukt dit te doen, bouw je een collegiaal netwerk op waar je ook buiten de vergadering wat aan hebt.
4. Buiten de discussie blijven
Het leiden van een bijeenkomst vraagt kennis en deskundigheid van de groepsdynamica. Bijvoorbeeld als iemand een bijdrage aan het gesprek wil leveren, als er een actie aan iemand toegewezen moet worden of als het gesprek een andere richting op gaat.
Als je een bijeenkomst leidt is het daarom handig om je eigen ideeën en vragen in eerste instantie voor jezelf te houden en je te focussen op de input en gedachten van de anderen.
TIP voor de voorzitter van de vergadering
Het is dus beter om: minder vaak te onderbreken, om actief, diepgaand te luisteren en om je eigen ideeën of ervaringen even voor jezelf te houden. Dit zijn belangrijke leiderschapskwaliteiten zowel voor, tijdens maar ook buiten de bijeenkomst.
4 taktieken voor een interessante vergadering.
5. Je vergroot je netwerk
Als je binnen de organisatie gezien wordt als iemand die effectief vergaderingen kan leiden, zul je wellicht ook gevraagd worden te helpen met andere bijeenkomsten. Natuurlijk wil je er niet je beroep van maken, maar het leiden van één of twee bijeenkomsten per maand voor andere delen van de organisaties vergroot je netwerk en je kennis van andere functies.
6. Je helpt je manager
Het aanbieden om de volgende bijeenkomst te leiden vind je leidinggevende waarschijnlijk prettig. Vele managers hebben simpelweg onvoldoende tijd om vast te stellen welke items op de agenda dienen te worden gezet en op welke wijze een breder draagvlak gecreëerd kan worden voor het beleid wat uitgevoerd moet worden.
Er is nog een voordeel als jij de discussie faciliteert: je leidinggevende kan dan aanwezig zijn zonder afgeleid te worden om de gesprekken op het juiste pad te houden. Als je leidinggevende zich volledig kan focussen op de inhoud, geeft dit de mogelijkheid voor hem/haar om de nuances (zowel de verbale als non-verbale) van de aanwezigen op te pikken. Hij/zij kan daardoor vanuit het organisatie-perspectief aanvullende informatie geven als dat nodig is.
Groeien als professional
Door je te bekwamen in het leiden van effectieve vergaderingen kun je als professional groeien. Je collega’s zullen je waarderen omdat zij zich realiseren dat ze niet meer geplaagd worden door tijd verspillende bijeenkomsten. Misschien worden ze wel door jou geïnspireerd!
De 25 beste vragen om te coachen op je werk
Soms vraagt een medewerker of collega om hulp. Natuurlijk wil je helpen. Met deze 25 resultaatgerichte coachvragen komt je medewerker, collega gegarandeerd een stap verder.
