Leidinggeven aan de millennials, tien aandachtspunten

De twintigers en prille dertigers die op vandaag bij jouw organisatie in dienst treden zijn heel andere mensen dan de medewerkers waar jij, beste manager, op dit moment je leiderschap aan toont. Je zult voortaan andere technieken in huis moeten hebben om mensen van de Millennials te motiveren en aan jouw organisatie te binden. Tegelijk kun je heel wat leren van de millennials.

De millennials bestaat uit wereldburgers die stilaan de arbeidsmarkt betreden met een heel andere instelling en verwachtingen dan de generaties voor hen.

Wat betekent dit voor leidinggevenden die voor het eerst geconfronteerd worden met deze generation gap? Laat voorop staan dat zij geen makkelijke taak hebben.

Niets van wat zij geleerd hebben, ook niet in de beste managementcursussen, is van toepassing. Zij moeten het wiel echt opnieuw uitvinden. In dit artikel 10 aandachtspunten voor het management om goed met de millennials om te kunnen gaan.

Punt 1: voor welke organisatie wil ik werken?

Om te beginnen is het zeer de vraag voor welk soort organisatie de millennials eventueel zou overwegen te willen werken. Potentiële werkgevers moeten relevant, interessant en cool zijn.

De nieuwe economie (internetbedrijven) heeft per definitie de voorkeur, organisaties uit de oude economie (banken, verzekeraars, industrie, overheid) komen enkel in aanmerking als ze expliciet en zichtbaar vernieuwend zijn.

De aantrekkingskracht van werkgevers wordt overigens sterk verbeterd als de huidige medewerkers van deze organisaties via social media aan hun stamleden laten weten hoe cool de organisatie is waar ze werken.

Maar dan is het de vraag: wie krijg je binnen? De zelfstarters hebben mentaal al afscheid genomen van de gedachte te moeten werken voor een baas.

Zij zijn zo goed als onbereikbaar, hoewel je als werkgever misschien juist dit soort mensen het liefste wil hebben. Daarentegen is de kans groot dat je vooral structuurzoekers binnen krijgt. Daar is niks mis mee, alleen zullen zij andere begeleiding nodig hebben dan je als leidinggevende gewend bent.

Punt 2: de millennials en leiderschap

De millennial heeft een sterke eigen wil. Zij wil zelfstandig kunnen beslissen over wat te doen in het werkzame leven en ook over hoe zij dat doen. Van de leidinggevende en de organisatie wordt verwacht dat zij een ‘stip aan de horizon’ zetten. Waar gaan we heen met z’n allen?

De millennial snapt best dat iemand in de organisatie die stip moet bepalen. Maar vervolgens wordt de weg daarheen liefst zelf ingevuld. Geef mij een duidelijke opdracht, geef mij de ruimte en ik realiseer mijn doelstellingen.

Net zoals hun ouders voortdurend erop letten het machtsargument niet te gebruiken (“wij weten het beter want wij zijn je ouders”), is het laatste wat een leidinggevende moet doen zeggen: ‘ik heb gelijk want ik ben de baas’. Oudere generaties zouden nog eens over het hart strijken en accepteren dat de baas nu eenmaal de baas is, de millennial staat al met één been buiten.

Een organisatie kan nu eenmaal niet werken zonder een duidelijke hiërarchie, toch is de uitdaging om de millennial voortdurend te betrekken bij besluitvorming, zodat ze zich gerespecteerd, gehoord en betrokken voelen.

Bovendien houden zij er niet van dat iemand voortdurend over hun schouder meekijkt. Dus de leidinggevende zal zich vooral moeten beperken tot het bepalen van ‘het wat’ en de invulling van ‘het hoe’ aan de medewerker overlaten.

Nog meer dan hij of zij al gewend was. Leidinggevenden kunnen zich alvast bekwamen in de kunst van het loslaten.

Punt 3: het nieuwe werken en de millennials

De millennial kijkt anders aan tegen kantooruren dan vorige generaties. Gelukkig is ‘het nieuwe werken’ in veel organisatie inmiddels gemeengoed: geen vaste werkplek, geen vaste kantooruren, thuiswerken mag en kan, en overleggen kunnen ook via Facetime of Skype worden gedaan.

Tegelijk zitten nogal wat nadelen aan ‘het nieuwe werken’. Starten in het werkend leven betekent vooral ook veel leren van oudere collega’s, door te kijken hoe ze dingen doen en door te luisteren hoe ze een klant te woord staan.

Dat gebeurt dus niet in overleggen, maar juist de hele dag door, op de werkplek en bij de koffie-automaat. ‘Het vak’ leer je vaak door in de praktijk te zien hoe het werkt. Als er overwegend structuurzoekers de organisatie binnen komen bij een organisatie waar ‘het nieuwe werken’ de regel is, ontstaat een probleem van verbinding en samenhang met de organisatie.

Maar ook de zelfstarters zullen dit leerproces missen. Het management zal er dan ook voor moeten zorgen dat een brug wordt geslagen tussen werken op kantoor en het werken thuis, zodat deze medewerkers zich verbonden voelen en zich kunnen ontwikkelen in hun functie.

Punt 4: elke dag een schouderklop

Het zal niet verbazen dat de millennial elke dag zijn portie erkenning, bevestiging – de spreekwoordelijke ‘aai over de bol’ – nodig heeft.

Elke leidinggevende weet dat het geven van een bemoedigende schouderklop veruit de beste investering is die je als manager kan doen. Het kost niets, en het geeft de medewerker vleugels.

Alleen… het volstaat echt niet meer om een keer om de paar maanden een stevige schouderklop te geven, laat staan dat je wacht tot de volgende beoordelingsronde, komend jaar.

Elke dag een schouderklopje is wel het minimum om de millennial aan de gang te houden. Een dag geen schouderklop uitgedeeld is een dag niet geleefd.

Als je het een paar dagen vergeet, voelt het voor de millennial als: ‘ik hoor nooit eens wat van mijn baas, volgens mij kan het hem niets schelen wat ik doe’. Als dit de beleving is, is de millennial al op weg naar de uitgang.

Punt 5: aandacht voor persoonlijke ontwikkeling

Daarnaast is het ook voor de millennial van belang om vaardigheden te ontwikkelen die hen in staat stellen te overleven in een grote organisatie: communicatieve vaardigheden, leren beïnvloeden, met feedback leren omgaan, enz.

De klassieke manier van aanleren van vaardigheden in het kader van persoonlijke effectiviteit is niet geschikt voor de millennial. Zij zijn niet bereid in een ‘klasje’ te gaan zitten en les te krijgen in persoonlijke effectiviteit. Dat doet geen recht aan hun zelfbeeld.

De millennial leert overigens het snelst door zelf te doen, dat zijn ze immers gewend, en verwacht individuele begeleiding. Dat wordt ook wel eens ‘het nieuwe leren’ genoemd. Het is dus de hoogste tijd om de opleidingstrajecten binnen de organisatie tegen het licht te houden.

Van de organisatie wordt verwacht dat zij manieren vindt om deze mensen enerzijds goed op te leiden, en anderzijds op de langere termijn betrokken te houden.

Dat betekent dus vooral: veel communiceren en voortdurend herhalen. Hoe minder je de medewerker ziet, hoe belangrijker het wordt om de digitale media te gebruiken om nabijheid te creëren.

Heb je al een groeps-chat aangemaakt met het team om snel berichten te kunnen sturen die iedereen bereiken? Al eens een Google Hangout geprobeerd om een teammeeting te houden?

Maar wat de organisatie ook inzet aan digitale middelen om contact te houden, het goede oude face-to-face contact blijft belangrijk. Breng als leidinggevende variatie aan: organiseer toch maar weer een vrijdagmiddagborrel om je mensen informeel te kunnen spreken. Bovendien lest digitaal bier de dorst niet.

punt 6: 24/7 Communicatie

Waar de ‘normale’ medewerker min of meer de ‘normale’ werkuren gebruikt om te werken, ligt dat voor de millennial anders. De communicatie gaat 24 uur per dag door, ook in het weekend.

De millennial is immers altijd online. Een idee wordt meteen op de mail, of op de chat gegooid. Een reactie wordt per direct verwacht. Die moet er niet in bestaan: ‘dit kunnen we volgende week bespreken’, maar liever ‘goed plan, werk het uit en check ook XYZ.’

Je kunt ook als leidinggevende gewoon bellen, al was het maar om en passant een klein schouderklopje te geven. Kan nooit kwaad, doet wonderen.

Punt 7: up to date apparaten

De millennial is gewend om altijd met de nieuwste spullen aan de slag te gaan. Geef hen dan op kantoor geen statische desktop PC, maar een handige laptop.

Maar nog veel beter is dat ze hun eigen spullen kunnen meebrengen op kantoor. Veel organisaties hebben dit begrepen en hebben inmiddels een ‘bring-your-own-device’ policy.

Dat voorkomt dat de millennial zich naar kantoor sleept, omdat ze daar alleen met verouderde en trage computers moeten werken, terwijl ze thuis over de snelste wifi verbindingen en de nieuwste apparaten kunnen beschikken.

De organisatie moet op dit vlak de nodige maatregelen treffen inzake data protection, niet makkelijk, maar wel essentieel om de millennial niet te frustreren.

punt 8: de millennial is efficiënter dan ooit

Zo kan het gebeuren dat je ze op pad stuurt met een opdracht om een oplossing te verzinnen voor een ingewikkeld, technisch probleem, een opdracht waar een gemiddelde medewerker zo’n twee weken mee bezig is.

Wees dan niet verbaasd dat de millennial in een half uurtje de oplossing bij mekaar gegoogeld heeft. ‘Kijk, dit is de oplossing, je hoeft niet verder te zoeken, this is it.” Op het werk worden hun eigen communities niet buitenspel gezet, maar gewoon gebruikt voor professionele doeleinden.

Tegelijk is het probleem liever snel opgelost dan diep nagedacht. Ook daarin heeft de millennial begeleiding nodig. Even een moment van reflectie inbouwen, in tegenstelling tot de gewoonte om meteen te reageren, is een algemeen ontwikkelpunt.

Punt 9: ze kunnen het niet alleen

Hoe geweldig de millennial ook is, hoe wereldwijs ze ook zijn, toch hebben ze nog heel veel begeleiding nodig. Ze weten wel ongeveer wat ze willen, maar er is zo veel te willen en zo veel te doen, dat het lastig is keuzes te maken.

Hoe snel ze ook communiceren met hun stamleden, het ontbreekt hen soms aan een stukje diepgang en reflectie. Als je alleen maar gewend bent meteen te reageren, is het lastig om afstand te nemen.

Zeker als het mensen zijn die aan het begin staan van hun loopbaan, is het essentieel hen goed op weg te helpen. Van een vrije wereld waarin alles kon, worden ze nu in een organisatiekeurslijf gedwongen, wat een enorme aanpassing betekent. Op slag is hun wereld gereduceerd tot de organisatie zelf, met eigen codes en regels.

Ongetwijfeld zullen zij hun voordeel doen met een (externe) coach, die hen tot klankbord dient, en hen ook in staat stelt te reflecteren op hun eigen persoonlijkheid en functioneren. Dit betekent voor de organisatie een extra investering, maar wel eentje die per direct terugverdiend wordt in een onweerstaanbare motivatie en efficiëntie.

Punt 10: geen ervaring met job-crafting

Daarnaast heeft de millennial geen idee hoe hun loopbaan vorm te geven. Niet je hele leven bij dezelfde werkgever werken is iets wat ze niet willen. Maar wat willen ze wèl? Hoe bouw je een loopbaan op? Slaan ze een specialistische richting in en leren ze echt een vak? Of kiezen ervoor om van alles wat te leren, maar niets echt te doorgronden?

Het gebrek aan structuur en het gebrek aan een langetermijn visie kan hen zuur opbreken in de opbouw van een loopbaan. Allerlei leuke uitdagingen nastreven is op zich prima, maar bouw je ook ervaring op die relevant is op de lange termijn?

Ook op dit vlak kan de millennial nog best wat begeleiding gebruiken. Helder krijgen wat de sterke kanten zijn, en je eigen ontwikkelpunten in beeld krijgen, vereist een vaardige hand. Dat kan de millennial niet alleen. Ze lijken wel heel stoer, maar binnenin zijn ze net zo onzeker als alle voorgaande generaties.

Wat kunnen oudere generaties leren van de millennials?

In de eerste plaats een oneindig geloof in jezelf. Waar de millennial zelfbewustzijn te over heeft, kan de iets oudere generatie hier een flinke portie van gebruiken. Anders omgaan met hiërarchie, maar vooral voortdurend werken aan de eigen ontwikkeling.

De millennial is niet bang van reorganisaties, zij is ervan overtuigd altijd wel weer op de pootjes terecht te zullen komen. Als je vertrekt van het idee dat lifetime employment niet meer van deze tijd is – quod est – is een volgende ontslagronde geen bedreiging meer. Het is juist weer een kans om nieuwe horizonten op te zoeken.

Zo krijgen de oudere generaties, die zoveel energie (en geld) hebben gestopt in de millennial ook weer wat terug. Je deed het zo slecht nog niet, paps, alleen moet je een beetje geloven in eigen kunnen en dan lukt het wel. Precies wat paps en mams 20 jaar eerder tegen hun kleintje zeiden…