5 soorten vragen om beter met je, soms lastige, collega te werken

lastige collega iomPhoto by Ryan Franco on Unsplash
Jolanda Meijer
Door Coach, trainer & auteur
1025 Views

Hoe makkelijk zou het zijn als je in gesprekken met collega’s of leidinggevenden altijd direct zou begrijpen wat zij bedoelen. En ook dat meteen duidelijk is wat ze ergens van vinden en dat het voor de ander ook meteen helder is hoe jij ergens tegen aankijkt? Je hebt dan direct meer grip op de situatie. Helaas is de realiteit anders. Onbewust filteren we namelijk elkaars woorden en signalen;  vervolgens interpreteren we de boodschap van de ander volgens onze eigen waarden en normen.

We vullen daarbij veel in voor de ander en nemen aan dat iets bedoeld wordt, zoals wij denken. Vaak menen we zelfs dat we gedachten kunnen lezen en ook weten hoe de ander denkt! Op deze manier ontstaan veel misverstanden en conflicten. Door het stellen van de juiste vragen voorkom je dat en verbeter je de onderlinge communicatie. Zo bereik je eerder de doelen die je voor ogen hebt.

5 voordelen van vragen:

Vragen stellen:

  1. Voorkomt verwijten
  2. Doorbreekt patronen
  3. Levert je veel informatie op
  4. Helpt om te krijgen wat je wilt
  5. Geeft inzichten bij de ander

1. Vragen stellen voorkomt verwijten

Stel dat je je ergert aan iemand die je steeds in de rede valt en je wilt hem daar op aanspreken. Je hebt de volgende opmerking in gedachten: “Ik heb er schoon genoeg van dat je mij altijd maar in de rede valt, je laat mij nooit eens uitpraten!’ Het gevolg van zo’n verwijt kan zijn dat de ander in de verdediging schiet of in zijn schulp kruipt. Er is dan geen sprake meer van wederzijdse effectieve communicatie en je bereikt niet het gewenste resultaat. Wanneer je echter de vraag stelt: ‘Wat is de reden dat je mij zo vaak in de rede valt als ik probeer iets te vertellen?’ nodig je de ander uit tot nadenken en antwoorden. Zo kom je erachter wat de ander beweegt om zich zo te gedragen en welke mogelijkheden er zijn om dit te veranderen.

2. Het doorbreekt negatieve patronen

Nu ben jij net lekker bezig met vragen stellen in plaats van verwijten maken, maar dan kan het nog steeds gebeuren dat een ander jou iets naar je hoofd slingert. Bijvoorbeeld: ‘Ik moet ook altijd alle gegevens controleren want jij ziet altijd wel iets over het hoofd. Kun je het nou nooit eens in één keer goed doen?’ Dan kun jij iets terug koppen als: ‘Ja, dat probeer ik ook te doen, maar jij verandert steeds de regels!’ De ander zal zich dan weer verweren en zo ontstaat er een vruchteloze discussie. Of misschien ben jij iemand die na zo’n ongenuanceerd verwijt juist helemaal dichtklapt en pas later bedenkt wat je allemaal had kunnen zeggen.

In beide gevallen bereiken beide partijen niet het gewenste resultaat. Door een vraag te stellen, doorbreek je dergelijke negatieve gesprekspatronen. Zoals: ‘Wat vervelend dat er iets niet klopt. Kun je aangeven wat ik precies over het hoofd heb gezien?’ Of: ‘Mogelijk zijn er regels of normen veranderd waarvan ik niet op de hoogte ben. Kun je mij daar duidelijkheid over geven, zodat ik het voortaan kan aanleveren volgens de huidige eisen?’ Zo werk je aan een gezamenlijke oplossing.

3. Het levert je veel informatie op

Vaak spreken wij in opmerkingen, mededelingen of geven we direct onze mening in plaats van de ander te vragen naar zijn mening of visie. Vooral een open vraag (wie, wat, waar et cetera) nodigt je gesprekspartner uit tot het geven van informatie en laat hem nadenken. Als je naar het antwoord hebt geluisterd, vat je dat in je eigen woorden samen en controleer je of je het goed hebt begrepen, door het stellen van een gesloten vraag: ‘Heb ik goed begrepen dat…?’of ‘Klopt het dat…?. Daar na kun je weer doorgaan met open vragen (inderdaad, LSD: luisteren, samenvatten en doorvragen). Zo kom je meer te weten over de ander en wat hem bezighoudt in plaats van dat jij dat veronderstelt te weten en het voor de ander invult.

‘NIVEA: Niet Invullen Voor Een Ander’

Stel ook gerust een vraag over wat je (vaak non-verbaal) waarneemt bij de ander om een mogelijk verborgen boodschap te ontdekken. Bijvoorbeeld als iemand een diepe zucht slaakt of zijn wenkbrauwen fronst, is het goed om dat terug te koppelen. ‘Ik zie enige twijfel bij je, klopt dat? Of: Vanwaar die zucht? Misschien zegt de ander wel ja op iets dat jij vraagt, terwijl hij eigenlijk nee bedoelt. Je kunt dan beter meteen nee als antwoord krijgen, dan er later achter komen dat de ander het niet kan waarmaken of de afspraak niet kan nakomen.

4. Het helpt je om te krijgen wat je wilt

Ieder mens heeft het recht om te vragen om datgene wat hij of zij graag wil. Het zou fijn zijn als anderen zouden aanvoelen wat jij graag wilt of dat je door non-verbale signalen uit te zenden, zou kunnen duidelijk maken aan de ander wat je nodig hebt. Met een diepe zucht en de opmerking: ‘Ik heb het zo druk, ik weet niet meer wanneer ik dat rapport nog moet schrijven’, hoop je misschien dat je collega aanbiedt om die klus van jou over te nemen.

Soms lukt dat wel maar helaas pakt niet iedereen die signalen op en wordt je teleurgesteld. Je kunt dus maar beter helder aangeven wat je wilt of wat je nodig hebt door het stellen van de vraag: ‘Zou jij voor mij vandaag dat rapport kunnen schrijven? Of : ‘Zou jij die andere klus van mij kunnen overnemen zodat ik dat rapport nog kan afmaken voor de deadline?’ Geen garantie dat diegene het zal doen, die heeft namelijk ook het recht om nee te zeggen, maar in elk geval weet je wat je kunt verwachten van de ander en voorkom je frustratie of teleurstelling.

5. Het geeft inzichten bij de ander

Niet voor niets leren leidinggevende om hun medewerkers te coachen op ander gedrag in plaats van directief te zijn. Coachen betekent vooral veel vragen stellen waardoor de ander zelf inzicht krijgt in het effect van ander gedrag. Als je iemand een vraag stelt, laat je hem nadenken over zijn eigen denken en doen. Je kunt ook vragen hoe de ander het zou vinden om het voortaan op een nadere manier te benaderen. Door het vormen van een nieuwe mening, vallen langzaam de kwartjes bij de ander en ziet hij wat het nut is om het in de toekomst anders te doen. Dit kost iets meer tijd maar het creëert meer betrokkenheid en bereidheid tot verbetering, dan het opleggen van regels of dreigen met sancties.

Enkele voorbeelden van vragen om iemand over zijn handelen na te laten denken:

  • Welke redenen had je om het zo aan te pakken?
  • Welke argumenten zou je daarvoor aanvoeren?
  • Wat maakt dat je…?
  • Wat vind jij daarvan?
  • Hoe zie jij dat?

Ik hoop dat je met deze 5 voordelen inzicht hebt gekregen in de kracht van vragen stellen.  Ik nodig je uit om daar de komende tijd mee te experimenteren. Wordt je bewust van het effect als je niet mee gaat in gekissebis of conflicten, maar je openstelt voor de mening van anderen.

Ontdek welke schat aan informatie het oplevert als je niet op ‘zenden’ staat maar op ‘ontvangen’. Ook mag je als volwassene afscheid nemen van de angst die je mogelijk als kind had, om bestraft te worden als je ergens om vroeg. Opgelegde normen als: ‘Kinderen die vragen worden overgeslagen!’ of ‘Je moet netjes je beurt afwachten’ zijn uiteindelijk ook slechts de meningen van anderen. Voor jezelf opkomen door te zeggen wat je wilt is gewoon heel normaal om de dingen voor elkaar te krijgen die jij belangrijk vindt.

Checklist 25 handige zinnetjes om assertief te zijn

Als je je in een moeilijke situatie bevindt op je werk is het lastig om meteen iets te bedenken en je assertief op te stellen. Vaak is het handig om wat zinnetjes paraat te hebben.

  • 25 handige zinnetjes om assertief te zijn
  • Direct te gebruiken op je werk
  • Plus elke maand handige tips
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
25 handige zinnen assertief
Jolanda Meijer
Coach, trainer & auteur
AANBEVOLEN ARTIKELEN